La Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) de Guatemala ha fijado el objetivo de modernizar integralmente los procesos de trabajo de su Intendencia Aduanera con el fin de simplificar y automatizar el ingreso y egreso de mercancías. Para 2025, se espera que entren en vigor los nuevos modelos de despacho de aduanas. Estos son basados en normas y directrices internacionales, entre ellas el Acuerdo sobre Facilitación del Comercio de la OMC, el Convenio de Kyoto Revisado de la OMA y el Marco Normativo SAFE de la OMA. Se ha prestado especial atención a garantizar que los nuevos modelos fortalezcan la colaboración con otras administraciones aduaneras, entidades comerciales y otros organismos gubernamentales.

El primer paso fue el diseño de un nuevo modelo de despacho aéreo. De hecho, el Estudio de Tiempos de Despacho (ETD) realizado en 2019 con el apoyo de la OMA había identificado que, aunque el transporte aéreo era el modo de transporte más rápido, los tiempos de despacho de la carga aérea eran los más altos en promedio.

Con el fin de profundizar en los proyectos, en 2022 se conformó un equipo de trabajo multidisciplinario conformado por funcionarios del SAT y representantes de empresas involucradas en la cadena logística a través de la Mesa de Diálogo Público-Privado en Materia Aduanera. La Mesa de Diálogo es un mecanismo de cooperación entre entidades públicas y privadas involucradas en la cadena de suministro internacional cuyo objetivo es brindar sugerencias de procedimientos y procesos a desarrollar o mejorar para que las transacciones legítimas sean más rápidas, transparentes, eficientes y seguras., Aduanas en coordinación con la Mesa de Diálogo, monitorea la implementación del Plan de Acción Nacional para Reducir los Tiempos de despacho en las Importaciones de Mercancías.

El equipo que trabaja en el nuevo modelo de despacho de carga aérea identificó varios problemas, tales como:

• falta de automatización,
• uso excesivo de papel,
• alto nivel de poder discrecional,
• intercambio mínimo de información,
• imposibilidad de que la aplicación web funcione en diferentes navegadores,
• duplicación de datos y procesamiento de archivos,
• dependencia de los sistemas heredados.

El equipo examinó todos los procesos de despacho de importación y exportación de carga aérea a fin de simplificarlos, lo que también implicó la conversión de todos los documentos necesarios a formato digital. Además de utilizar un enfoque de procesos, el equipo siguió las recomendaciones establecidas en la Guía de Tecnología de la Información (TI en inglés) para ejecutivos de la OMA, que proporciona información sobre el proceso de gestión estratégica en relación con el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en las aduanas, e implementó el modelo de datos de la OMA para simplificar y estandarizar los requisitos de datos de las entidades reguladoras transfronterizas. Adicional de garantizar la interoperabilidad entre los sistemas informáticos de todas las partes.

Su trabajo dio como resultado el lanzamiento gradual de varios módulos de software, así como la adición a una plataforma informática llamada “Agencia Virtual”, que permite el intercambio electrónico de información y es accesible desde cualquier dispositivo con acceso a Internet las 24 horas del día.

Lo viejo frente a lo nuevo

Los primeros sistemas heredados de carga aérea tenían muchos defectos. El sistema informático no era estable ni estaba siempre disponible. Era incompatible con algunos navegadores web y no ofrecía flexibilidad en términos de procesos. Los datos y archivos se duplicaban y procesaban varias veces.

El nuevo modelo aéreo se basa en procesos simplificados y un sólido sistema informático llamado “Alfresco”, que funciona como un sistema central de gestión de documentos con varias bases de datos, lo que permite el intercambio fluido de información a través de la tecnología blockchain. Todas las partes de una transacción de carga aérea pueden publicar documentos en la cadena de bloques: por ejemplo, las aerolíneas pueden publicar las guías aéreas electrónicas (e-AWB), el documento que contiene los datos del envío, los contratos de transporte y otra información necesaria para el envío de mercancías. Además, se han desarrollado modelos de aprendizaje automático para automatizar procesos manuales e identificar riesgos en las transacciones.

El uso de la “Agencia Virtual”, la interfaz de las aplicaciones desarrolladas para cada módulo, es fácil de usar e intuitivo. No obstante, se ha impartido formación tanto a entidades públicas como privadas para explicarles cómo utilizar los nuevos servicios digitales y presentarles el proceso de trámites, los cambios que se han realizado y los beneficios del nuevo modelo operativo.

La implementación del nuevo modelo de despacho de carga aérea implicó varios desafíos. Toda vez que, había que mapear y entender las dependencias del sistema, desarrollar el proceso de migración, cambiar la forma de trabajar del personal y los usuarios, entre otras cosas.

El nuevo sistema informático transformó el trabajo de los funcionarios de aduanas a cargo del despacho de carga aérea. Ahora tienen más tiempo para dedicarlo a tareas de valor añadido y son más productivos, ya que toda la información está centralizada y la integridad de los datos está garantizada. Se han minimizado los errores y se han optimizado los flujos de trabajo.

¡Y los resultados ya están aquí! Desde el lanzamiento del nuevo modelo en enero de 2024, el proceso de despacho de carga aérea se ha digitalizado íntegramente y se ha producido una reducción del 74% en los tiempos medios de despacho de la carga aérea en comparación con 2019, a pesar de un aumento del 14% en el número de operaciones. La capacidad de asertividad ha mejorado.

Los operadores económicos también se benefician del nuevo modelo, ya que les permite seguir el proceso de despacho en tiempo real y reducción del tiempo que pasa la carga en el depósito aduanero temporal. El sistema informático está orientado a todas las partes interesadas en la cadena logística aérea. Conectarse a él no requiere ningún proceso complejo ni equipo especializado, y se brinda capacitación y soporte a todos.

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