Se considera que el desarrollo de un sistema de rotación o movilidad es una buena manera de lograr este objetivo, siempre que esté bien pensado y gestionado. Ha de servir para que una administración logre desplegar al personal adecuado en los lugares correctos en todo momento y mejore la agilidad operativa. En este sentido, la OMA ofrece las siguientes orientaciones: “Las decisiones sobre el destino de los empleados deben basarse en criterios objetivos establecidos y registrarse los fundamentos de las decisiones sobre el traslado de personal. La rotación debe basarse en una política organizativa que contemple el hecho de que asignar a empleados sin experiencia a ciertos puestos puede retrasar el proceso durante un tiempo. Los traslados pueden ser una solución más sencilla en aquellos casos en los que la rotación no sea posible, pero estas decisiones también deben basarse en criterios objetivos.”[3]
Rotación, competencias y compromiso
Un buen sistema de rotación también debería contribuir a la mejora de las competencias del personal, así como a su compromiso, mediante una distribución equitativa de la carga de trabajo y oportunidades para desarrollar competencias. Puede impactar directamente en la satisfacción y la moral de los empleados, dos factores que también pueden influir en la integridad del personal.
Automatización del sistema de rotación: lógica y factores estratégicos
Hasta 2023, la Autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas (ZATCA) de Arabia Saudí aplicaba un sistema de rotación de su personal operativo utilizando un sistema en Excel. Todo el proceso solía muy tradicional y provocaba deficiencias. Los gestores de los puertos tenían que comunicar manualmente sus necesidades de personal al departamento de Gestión del Capital Humano (HCM, por sus siglas en inglés), y a continuación el HCM elaboraba una lista de los empleados que cumplían sus requisitos. Utilizaban una encuesta genérica ya publicada para saber qué emplazamientos portuarios preferían los empleados. Era un sistema lento, que requería mucho tiempo y muy rígido, y no siempre reflejaba las necesidades o preferencias en tiempo real. Todo ello solía provocar retrasos, falta de comunicación y desajustes entre las necesidades de los puertos y las preferencias de los empleados.
En 2022, el equipo responsable del HCM empezó a investigar cómo modernizar la forma en la que gestiona la movilidad de los trabajadores. Analizaron los datos del sistema y vieron que se producían errores y problemas (como fórmulas incorrectas de Excel, fallos en la introducción manual de datos y dependencia de datos estáticos y obsoletos) causantes de deficiencias, imprecisiones y retrasos en la tramitación de los traslados, que eran más de 1.000 al año. También recogieron las opiniones de los empleados, e identificaron ámbitos en los que el personal no estaba satisfecho.
Las deficiencias del proceso manual creaban cuellos de botella administrativos, lo que retrasaba las decisiones, obstaculizaba la prestación de servicios y reducía la capacidad de la Autoridad para responder con rapidez y eficacia a las amenazas dinámicas. El sistema también provocaba un desequilibrio en las rotaciones, lo que afectaba a la moral de la plantilla.
El equipo del HCM analizó las prácticas y las herramientas de otras organizaciones, examinando cómo optimizaban la movilidad de la plantilla, a fin de desarrollar un sistema de rotación automatizado que garantizara rotaciones equitativas, fomentara el crecimiento profesional y la participación, y respondiera al compromiso de ZATCA con el desarrollo profesional de los empleados.
Se creó un nuevo sistema interno gracias a la estrecha colaboración entre los equipos de análisis avanzado, análisis de riesgos y TI. La organización recurrió a la experiencia interna, y así pudo diseñar una solución adaptada específicamente a sus necesidades operativas, garantizando una mejor integración, precisión de los datos y escalabilidad a largo plazo.
Ha recibido el nombre de Sistema Automatizado de Rotación de Empleados (AERS), y permite procesar datos en tiempo real, incluidos los de los empleados y los de las operaciones portuarias.
Integra funciones de análisis avanzadas que utilizan dos lenguajes de programación: Python (un lenguaje de uso general para la ciencia de datos y el desarrollo web) y SQL (diseñado para gestionar y consultar bases de datos relacionales). El sistema automatiza la toma de decisiones analizando múltiples variables, como las competencias de los empleados, la carga de trabajo y las exigencias específicas de cada puerto, y las limitaciones políticas (por ejemplo, se tuvieron en cuenta las calificaciones del desempeño, la antigüedad en un puerto determinado y los expedientes disciplinarios).
Cabe mencionar aquí que La Autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas (ZATCA) de Arabia Saudí ha desarrollado un programa de certificación profesional para agentes de aduanas que estén destinados en sus 64 puertos de entrada. Recibe el nombre de Programa aduanero de certificación profesional ITQAN (CPLP, por sus siglas en inglés). Con él se pretende que sus conocimientos y competencias aumenten, y que se armonicen las prácticas y los comportamientos en todo el territorio. En el programa se evalúan periódicamente las competencias de los agentes operativos. Algunos de los indicadores clave son la precisión de la inspección, el tiempo de procesamiento y el cumplimiento de la normativa.
El recorrido no ha estado exento de dificultades. Fue necesario llevar a cabo una planificación meticulosa a fin de integrar la herramienta en la infraestructura existente y garantizar la compatibilidad con los sistemas de datos ya implantados. Además, en el sistema se habían de tener en cuenta factores complejos como las preferencias de los empleados, la distribución de la carga de trabajo y la evolución de los requisitos de seguridad.
Para superar estos obstáculos, el equipo del HCM colaboró con las principales partes interesadas, incluidos los gestores de los puertos, los equipos de seguridad y los empleados, con repetidos talleres y sesiones en los que se recababa su opinión. Este enfoque de cooperación sirvió para que la herramienta no sólo se ajustara a las necesidades operativas de ZATCA, sino que también fuera lo suficientemente flexible como para adaptarse a futuras necesidades.
El AERS se puso en marcha en 2023, y ha tenido un impacto transformador. Desde la introducción del sistema, las tasas de error han descendido y el tiempo de tramitación se ha reducido considerablemente.
Además, en el CPLP se ha realizado una evaluación sobre el modo en que el personal operativo desempeña sus funciones, y en ella se observa una mejora de las calificaciones del desempeño de más del 60% de media entre los empleados que rotan. El equipo encargado de la gestión del talento está especialmente entusiasmado con el sistema. ZATCA ha creado un modelo que no sólo mejora la eficiencia operativa, sino que también prioriza el desarrollo profesional y el compromiso de los empleados. “Ver cómo este programa está conformando a un personal aduanero más resistente y preparado para el futuro ha sido toda una inspiración”, declaró uno de los miembros del equipo.
Al estar sometidos a nuevos retos operativos, los empleados desarrollaron nuevas competencias. Por lo tanto, un plan de rotación bien diseñado puede servir para que una administración reduzca las necesidades de contratación y formación, ya que posibilita el aprendizaje continuo y el desarrollo de competencias en el puesto de trabajo.
También se ha producido una mejora significativa en la aplicación de las medidas diseñadas para mitigar los riesgos de seguridad en los puertos. Los empleados están mejor preparados ahora para identificar, evaluar y responder a posibles amenazas, lo que refleja una mayor concienciación y una gestión más eficaz de los riesgos en todas las operaciones portuarias.
Además, la iniciativa ha influido positivamente en la satisfacción de los empleados y en su retención. Muchos empleados han mostrado su satisfacción con las nuevas tareas, lo que refleja que se sienten muy identificados con el sistema y lo aprueban. Esto ha contribuido a reducir las tasas de rotación del personal y a crear una plantilla más estable, motivada y resiliente a largo plazo.
“Mi última rotación ha sido una experiencia enriquecedora que ha ampliado considerablemente mi perspectiva sobre las operaciones aduaneras”, declaró un agente de aduanas. “Trabajar en un nuevo contexto portuario me permitió desarrollar nuevas competencias, adaptarme a retos operativos distintos y colaborar con equipos diversos. La transición fue perfecta y el apoyo que recibí durante todo el proceso me ayudó a integrarme fácilmente en mi nuevo equipo”, añadió.
El AERS también es escalable, es decir, capaz de responder a cambios rápidos en las cargas de trabajo y las necesidades de los usuarios. El equipo informático también puede modificar el sistema y adaptarlo a otras necesidades. Por lo tanto, esta iniciativa no sólo aportó ventajas inmediatas, sino que sentó las bases para su uso a largo plazo.
Al aprovechar la tecnología para optimizar la asignación de personal, el AERS apoya el compromiso de ZATCA con la excelencia operativa. Invitamos a las administraciones que deseen obtener más información sobre el sistema a ponerse en contacto con nosotros mediante la dirección de correo electrónico que aparece a continuación.
Más información
ZATCA contact
[1] Declaración de Arusha revisada de la OMA
[2] Guía de desarrollo de la ética de la OMA
[3] Ídem.
