Los aspectos relativos a la seguridad de la cadena de suministro se incluyeron por primera vez en la legislación aduanera de la Unión Europea (UE) en 2005 y 2006, tras los atentados terroristas de septiembre de 2001 en Estados Unidos y con la adopción en 2005 del Marco normativo de la OMA para asegurar y facilitar el comercio mundial (Marco SAFE). Los principales cambios eran: la obligación de presentar datos electrónicos antes de la llegada de las mercancías a la UE (mediante la “declaración sumaria de entrada” o DSE) y antes de que abandonen la UE, la introducción del programa de Operador Económico Autorizado (OEA) y un sistema común de análisis de riesgos.

Se desarrolló un sistema de información denominado “Sistema de Control de las Importaciones” (ICS, por sus siglas en inglés) para presentar y procesar las DSE e intercambiar mensajes electrónicos entre las administraciones aduaneras, los operadores económicos y la Comisión Europea. Gracias al ICS, las transacciones iniciadas en un Estado miembro de la UE se podían completar en otro sin tener que volver a presentar una DSE, se podía llevar a cabo la evaluación de riesgos y se transmitían al otro Estado miembro los datos de seguridad y protección adecuados.

Sin embargo, cuando el nuevo régimen acababa de entrar en vigor surgieron nuevas amenazas para la seguridad. En octubre de 2010 se encontró un envío con dispositivos explosivos improvisados a bordo de un avión procedente de Yemen y en tránsito por la UE con destino a Estados Unidos. Por ello, se cambió el enfoque de la seguridad aduanera para mejorar la seguridad de la carga aérea, y varios países se plantearon la posibilidad de recurrir a los datos electrónicos anticipados para identificar las cargas de alto riesgo antes de embarcarlas en los aviones. La OMA preparó las normas mundiales para estos sistemas de datos anticipados y las añadió al Marco SAFE en 2015, y se adoptó el concepto de “información anticipada sobre transporte de mercancías previa a la carga” (PLACI) en referencia a estos nuevos datos exigidos.

El ICS y todo su marco de gestión de riesgos se revisaron a escala europea. En mayo de 2016 entró en vigor un nuevo código aduanero de la Unión, y en marzo de 2021 se puso en marcha un nuevo sistema de información, el ICS2.

El ICS2 entró en funcionamiento en tres fases, y cada versión del sistema afectó a distintos operadores económicos y modos de transporte.

• Versión 1: desde el 15 de marzo de 2021 las empresas de mensajería urgente y los operadores postales designados con sede en la UE han de facilitar un subconjunto de los datos de sus DSE (los datos PLACI) antes de que las mercancías se carguen en una aeronave con destino a la UE, Noruega, Suiza e Irlanda del Norte.
• Versión 2: desde el 1 de marzo de 2023 las empresas de mensajería urgente, los operadores postales designados, los transitarios y las empresas de transporte aéreo han de facilitar un conjunto completo de los datos electrónicos anticipados antes de la llegada de las mercancías cargadas en una aeronave con destino a la UE, Noruega, Suiza e Irlanda del Norte.
• Versión 3: desde el 1 de marzo de 2024, las empresas de mensajería urgente, los operadores postales designados, los transitarios, las empresas de transporte marítimo, ferroviario y por carretera y las empresas que reciban mercancías en la UE han de facilitar un conjunto completo de los datos electrónicos anticipados antes de la llegada de las mercancías a la UE, Noruega, Suiza e Irlanda del Norte.

El ICS2 también afecta indirectamente a todos los fabricantes, exportadores y particulares de fuera de la UE que envíen productos a la UE, Noruega, Suiza e Irlanda del Norte, ya sea como destino final o en tránsito. Estos expedidores han de facilitar la información necesaria a los operadores económicos directamente interesados (como DHL), que a su vez comunican los datos electrónicos a las autoridades aduaneras de la UE.

El cambio más significativo introducido por la versión 2 del ICS2 es el nivel de detalle de la información que debe presentarse antes de la llegada a las administraciones aduaneras de los países de la UE. Por ejemplo, los datos de seguridad del envío no se pueden presentar sin una descripción detallada de las mercancías por producto (a nivel de artículo) y sin el correspondiente código del Sistema Armonizado (SA). También se exige el número de registro e identificación de los operadores económicos (o número EORI).

DHL Express es consciente de la naturaleza polifacética del ICS2, y por eso ha iniciado un gran recorrido preparatorio completo, con evaluaciones internas, actualizaciones de sistemas, formación del personal y campañas de formación y concienciación de los clientes. Gracias a la experiencia acumulada durante la aplicación de programas similares, su red global y su experiencia, DHL Express ha podido establecer un diálogo dinámico con las autoridades reguladoras y los socios del sector para hacer frente a los posibles retos y agilizar los procesos de aplicación. Además, la empresa ha coordinado campañas dirigidas a los expedidores de todo el mundo para mejorar la calidad de la información de las facturas comerciales dirigidas a DHL Express y que se utilizan a efectos de notificación en el ICS2.

DHL Express se ha enfrentado a una serie de retos durante la preparación y la aplicación del ICS2. Para cada uno de ellos han hecho falta soluciones innovadoras y esfuerzos concertados.

1. Para cumplir con las exigencias en materia de datos hay que realizar un gran esfuerzo de comunicación con los clientes 

Ha resultado muy complicado obtener algunos de los datos que requiere el nuevo sistema. A pesar de que se han desarrollado las soluciones correspondientes, ha sido necesario realizar un gran esfuerzo de comunicación para convencer a los clientes de DHL de todo el mundo de que proporcionaran descripciones completas y precisas de las mercancías. También ha habido que controlar los datos de forma continua y rigurosa, a fin de garantizar que cumplían los nuevos requisitos del ICS2 (como los países de paso y los códigos del SA).

La red DHL Express ofrece a sus clientes opciones flexibles y dinámicas de envío por avión para garantizar el tiempo de tránsito más rápido posible. Por tanto, los aviones pueden redirigirse en cualquier momento a través de un país que forme parte de la UE. Esto significa que todos los envíos, sea cual sea su origen y destino, pueden estar sujetos en algún momento a las obligaciones derivadas del ICS2. Por eso las iniciativas de concienciación van dirigidas a todos los clientes.

Además, la aplicación del ICS2 supuso grandes retos operativos y cambios en las cadenas de suministro de DHL Express. Por ejemplo, la nueva normativa ICS2 ha hecho que sea obligatorio transmitir los datos al Estado miembro de entrada de la UE para los envíos que se dirigen de un Estado miembro de la UE a otro a través de un tercer país (por ejemplo, de la República de Irlanda a Alemania a través de una plataforma de correspondencia o hub del Reino Unido). Este nuevo requisito ha provocado cambios de itinerarios, con costes adicionales para empresas y consumidores.

Además de obtener los datos de los clientes, DHL Express se compromete a garantizar que la información anticipada sobre las mercancías sujetas al ICS2 sea exacta y completa. Para ello, el personal debe prestar especial atención a los detalles y respetar los campos y formatos de datos específicos del sistema. Si los datos no son exactos o no están completos, se podrían producir retrasos o rechazos, lo que afectaría al movimiento fluido de las mercancías.

2. Presentación puntual

DHL también se ha enfrentado a otro reto: presentar la información anticipada sobre el transporte de mercancías en los plazos estipulados. Una vez recibidos los datos de los clientes, DHL Express tenía que poder recopilarlos y transmitirlos a las autoridades aduaneras en el plazo previsto, para que pudieran realizar sus evaluaciones de riesgo y tomar las decisiones oportunas.

3. Recabar la información y conseguir el apoyo de las autoridades 

Durante la aplicación del ICS2, fue importantísimo establecer una comunicación eficaz con las administraciones aduaneras y contar con su apoyo. Para facilitar la transición al nuevo sistema resultó fundamental comunicar unas directrices claras, proporcionar el material de formación y aplicar canales de comunicación para responder a las preguntas o resolver los posibles problemas. Los operadores económicos necesitaban puntos de contacto fiables a los que poder pedir ayuda o explicaciones sobre cuestiones relativas al sistema, tanto en la Comisión Europea como en cada Estado miembro de la UE.

4. La responsabilidad de informar a los transportistas acerca de sus obligaciones en el marco del ICS2 recae sobre los propios operadores 

La comunicación de las obligaciones del ICS2 a los transportistas y otros socios de todo el mundo ha sido crucial para garantizar la conformidad y minimizar en la medida de lo posible que se interrumpiera la actividad. Sin embargo, la responsabilidad de la comunicación recayó principalmente en los operadores, lo que ha provocado problemas de interpretación y mensajes ambiguos. Esta confusión afectó especialmente a los clientes acostumbrados a tratar con distintos proveedores de servicios, lo que provocó retrasos y creó una gran frustración. Una mejor comunicación (directamente con los transportistas de todo el mundo) por parte de la Comisión Europea y de las autoridades aduaneras de los Estados miembros de la UE habría contribuido a resolver estos problemas, ya que podrían haber explicado mejor por qué se pedían determinados datos y las partes interesadas lo hubieran entendido mejor.

En el futuro, sería positivo para todas las partes implicadas que las autoridades informaran y formaran directamente a los clientes y transportistas sobre el ICS2 y otros cambios normativos, en lugar de dejarlo en manos de los proveedores logísticos.

5. Negociar procedimientos de recurso en cada país para los casos excepcionales

La política de tolerancia cero para las declaraciones que faltan a la llegada al territorio cubierto por el ICS2 creó obstáculos operativos, que aumentaron con imprevistos tales como los cambios en los itinerarios de los envíos individuales y los desvíos de vuelos. Se ha hecho imprescindible negociar procedimientos de recurso en cada país para tratar estos casos excepcionales y evitar retrasos en las entregas. A pesar de estas dificultades, DHL Express se ha mantenido firme en su compromiso con el cumplimiento y la satisfacción del cliente, implementando sólidos protocolos de seguimiento y de intervención para garantizar el cumplimiento de los estándares de servicio.

6. Una aplicación para la que ha sido necesario adaptarse y coordinarse constantemente

El plan inicial de aplicar el ICS2 en una fecha específica entrañaba grandes riesgos, que se vieron agravados por unas campañas de pruebas complejas e insuficientes. El cambio a una implantación escalonada del nuevo sistema se adoptó cerca del plazo límite legal, pero nos dio mayor flexibilidad en la planificación y la aplicación. Sin embargo, fue necesaria una adaptación y coordinación constantes para garantizar que las obligaciones derivadas del ICS2 se integraran perfectamente en las actividades de DHL. Esta experiencia ha puesto de relieve lo importante que es que los operadores económicos muestren flexibilidad y trabajen en colaboración con las administraciones aduaneras para lidiar con marcos normativos complejos.

7. Cuestiones operativas relacionadas con el tránsito de las ULD

Uno de los principales retos operativos a los que nos hemos enfrentado ha sido identificar y retener los envíos individuales cargados a bordo de las unidades de carga (ULD, por sus siglas en inglés) para los que faltaban mensajes de notificación de datos previos a la llegada. El riesgo de que miles de envíos conformes sufrieran retrasos debido a que faltara un solo mensaje de datos mostró la importancia de aplicar protocolos sólidos de seguimiento y respuesta.

8. Garantizar que los transportistas comerciales cumplan las normas

DHL cuenta con sus propios medios de transporte, pero también recurre a transportistas comerciales. Ha sido fundamental asegurarse de que estos otros operadores fueran igual de diligentes que DHL al cumplir los requisitos y al gestionar los paquetes sin fallos. Sin embargo, algunos de ellos no lo han sido, lo que ha supuesto problemas adicionales en las actividades de DHL Express. Esto muestra la importancia de la colaboración y del cumplimiento de los requisitos normativos en todo el sector. Ha sido necesario colaborar de forma dinámica y entablar un diálogo permanente para promover la armonización de las prácticas de trabajo y la racionalización de las operaciones.

9. Rendimiento y fiabilidad del sistema

DHL Express depende de la disponibilidad constante del sistema ICS2 y de su capacidad de respuesta. Sin embargo, los problemas de rendimiento del sistema, los fallos técnicos o los periodos de inactividad pueden afectar al buen funcionamiento de la plataforma y provocar retrasos, lo que resulta especialmente problemático cuando los envíos deben llegar en un plazo determinado.

Teniendo en cuenta las dificultades surgidas durante la aplicación del ICS2, DHL Express ha podido sacar conclusiones que podrían resultar muy útiles para las administraciones aduaneras:

• Al diseñar los programas, es fundamental cumplir las normas antes de la salida y la llegada descritas en el Marco SAFE de la OMA. Esto incluye lo referente a los conjuntos de datos, ya que estas normas garantizan la previsibilidad, la normalización y la armonización de los requisitos de datos en todos los territorios aduaneros. Así se reduce la carga de los operadores económicos, se mejora la calidad de los datos a lo largo del tiempo y se crea un entorno estable para el desarrollo de los programas.
• Es esencial que los procedimientos o procesos nuevos se prueben antes de aplicarlos completamente, o incluso de legislar, para mitigar los efectos de las situaciones imprevistas que quizás no se hubieran contemplado y garantizar así el éxito de la aplicación.
• Es indispensable que las administraciones aduaneras y los operadores económicos se asocien y colaboren lo antes posible para que no haya problemas durante la implementación.
• Para esta colaboración y asociación, es fundamental que las partes implicadas estén de acuerdo en cuanto a en qué punto de la cadena de suministro y en qué momento están disponibles los elementos de datos. Por ejemplo, los números EORI de los destinatarios no suelen conocerse ni estar disponibles antes de la importación a la UE. Por lo tanto, los conjuntos de datos anticipados no sólo deben ajustarse al Marco SAFE de la OMA, sino también basarse en datos que suelen estar disponibles en el momento en que se presenta la información anticipada.
• Es necesario reforzar la confianza y la transparencia entre las administraciones aduaneras y los operadores económicos para que los problemas se puedan resolver conjuntamente.
• Es necesario organizar un programa formativo de concienciación que incluya un diálogo directo entre las administraciones aduaneras y los clientes/expedidores (que son los principales responsables y, por tanto, la fuente de la mayor parte de los datos necesarios sobre los envíos).
• Dada la imperiosa necesidad de proporcionar datos detallados para el análisis de riesgos, las administraciones aduaneras deberían ofrecer más formación y asistencia en este ámbito.
• Es fundamental que las administraciones aduaneras demuestren su capacidad de adaptación a los marcos normativos complejos.
• Es importante establecer un periodo de introducción transitorio a fin de que los operadores económicos tengan tiempo de migrar al nuevo sistema sin miedo a ser sancionados o multados, y para dar a las administraciones aduaneras un plazo suficiente en el que se aseguren de que todos los sistemas funcionen según lo previsto.

DHL Express coopera con la Comisión Europea en la aplicación del ICS2, con un compromiso común: hacer que el comercio internacional sea más seguro y eficiente. Aunque han surgido dificultades, DHL Express sigue firmemente comprometida con el cumplimiento, la seguridad de la cadena de suministro, la excelencia operativa y la satisfacción de los clientes. De cara al futuro, DHL Express es optimista en cuanto a la colaboración continuada con las autoridades reguladoras y los socios del sector para recorrer un camino normativo en constate evolución, impulsar la innovación en las operaciones logísticas mundiales y concienciar conjuntamente a los expedidores de todo el mundo acerca de la importancia de contar con datos completos y precisos para que no haya problemas en los procesos de seguridad y despacho de aduanas.

Con la puesta en marcha del ICS2 se vuelto a demostrar la utilidad del trabajo de la OMA y de su Marco Normativo SAFE. Estas normas son fruto de la colaboración entre la OMA, las administraciones aduaneras y el sector privado, y proporcionan todas las herramientas necesarias para desarrollar con éxito programas centrados en la gestión de los envíos antes de a la llegada y la salida. La experiencia demuestra que el estricto cumplimiento de estas normas, en particular las relativas a los datos, contribuye a alcanzar los principales objetivos del Marco, es decir, aumentar la seguridad de la cadena de suministro y facilitar el comercio transfronterizo.

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