En julio de 2024, el gobierno portugués adoptó 15 medidas destinadas a combatir la burocracia digital y simplificar las interacciones entre los ciudadanos y las administraciones públicas. Dichas medidas no se centran en la eficacia de la administración pública sino en su incidencia sobre los ciudadanos y empresas.

Una de estas medidas tiene como objetivo simplificar las solicitudes de exención del IVA para la exportación de envíos de escaso valor (que no superen los 1000 €) con el fin de aligerar la carga administrativa de las empresas y facilitar, al mismo tiempo, la labor de la Autoridad Tributaria y Aduanera. Esta medida debería conllevar un aumento del número de exportaciones y una reducción paralela de los costes asociados a dichas exportaciones.

El marco legal en Portugal se basa en el Código Aduanero de la Unión (CAU) y en sus actos delegados y de ejecución, que constituyen el marco de las normas y procedimientos aduaneros de la Unión Europea (UE). Como norma general, la exportación de un envío utilizando los servicios de un operador postal (envío postal) o de un transportista urgente (envío urgente), exige la presentación de una declaración de exportación en aduana. Dicha declaración puede ser normalizada o simplificada o incluso puede adoptar la forma de una anotación en los registros del declarante. En todos los casos, debe presentarse con suficiente antelación para que las autoridades puedan realizar un análisis de riesgos a efectos de protección y seguridad.

No obstante, se aplicarán formalidades específicas a los envíos que contengan mercancías cuyo valor intrínseco en el momento de la importación no supere los 1000 euros y que no estén sujetas a ningún requisito especial previsto en la legislación de la UE que las autoridades aduaneras estén obligadas a satisfacer (restricciones, prohibiciones, impuestos especiales, etc.). Dichos envíos de escaso valor no están sujetos a derechos de aduana o a análisis de riesgo a efectos de protección y seguridad; están exentos de la obligación de presentar una declaración de salida previa – o de una declaración sumaria de salida – y su exportación no precisa ninguna declaración formal en aduana.

Un principio fundamental del impuesto sobre el valor añadido (IVA) en la UE es que las exportaciones no están sujetas a IVA. Con el fin de demostrar que se produjo realmente una exportación, los operadores económicos presentan normalmente una declaración de exportación en aduana. En consecuencia, incluso cuando las formalidades no lo exigen, como en el caso de los envíos de escaso valor, se presentan declaraciones de aduanas, y la carga burocrática y los costes administrativos siguen siendo los mismos tanto para la Administración de Aduanas como para los operadores económicos.

Se trataba, por lo tanto, de idear una forma de que la Aduana expidiera un documento que probara la exportación y permitiera al exportador completar todo el proceso electrónicamente sin tener que presentar una declaración formal de exportación en aduana.

Los envíos postales se consideran declarados para la exportación a su salida del territorio aduanero de la Unión Europea. En lo referente a los envíos urgentes, éstos se consideran declarados para la exportación en el momento de su presentación en la oficina aduanera de salida, siempre que las autoridades aduaneras puedan consultar los datos consignados en el documento de transporte y/o en la factura, y los acepten.

En el marco del CAU, no se define un conjunto de datos común para la presentación de las mercancías en caso de exportarse en envíos urgentes. En Portugal, la Administración de Aduanas exige el acceso a la información contenida en el manifiesto de carga y, a tal efecto, ha implantado un sistema informático que permite a los transportistas o a sus representantes facilitar electrónicamente la información relativa a los medios de transporte, así como los manifiestos de carga marítimos y aéreos.  El dicho sistema está conectado con el Sistema Automatizado de Exportación (AES, por sus siglas en inglés), a través del cual se realizan los trámites de exportación y salida. Al cruzar la información facilitada, el sistema y el AES notifican a la Administración la salida de las mercancías del territorio aduanero de la Unión Europea cuando estas se cargan en los puertos o aeropuertos nacionales.

La Administración de Aduanas decidió hacer uso también de este sistema para emitir un documento acreditativo de la salida de las mercancías denominado «Formulario de IVA a la exportación».

Al iniciar el procedimiento de solicitud del documento, procedimiento ideado por un equipo de expertos multidisciplinar, los exportadores presentan facturas a las autoridades aduaneras. Son varios los motivos para elegir este tipo de documento.  Las facturas son documentos que los exportadores deben presentar por cada transferencia de mercancías o prestación de servicios, independientemente de la condición del adquiriente de las mercancías o del destinatario del servicio, e incluso si estos últimos no las solicitan.  Las facturas deben contener obligatoriamente un conjunto de elementos legalmente definidos que son los mismos para todas las partes referidas.  Por último, dichas facturas ya se deben notificar a las autoridades tributarias y aduaneras nacionales mediante transmisión electrónica de datos.

El procedimiento es el siguiente :

1. En el momento de la venta, el exportador emite una factura y envía los detalles de la misma a la Aduana por vía electrónica, ya sea descargando el documento a través de una interfaz web o instalando una aplicación informática en su sistema contable que le permita transmitir la información al sistema informático de la Administración.
2. A su vez, el exportador recibe un número de registro que debe comunicar al transportista, en la forma acordada entre ambos, y que puede constituir una anotación en el envío.
3. a. Si el transportista es el operador postal, este último envía un mensaje electrónico a la Aduana donde figuran los detalles pertinentes del envío, a saber, el peso, el volumen y la fecha de salida, así como el número de registro.

b. Si el transportista es una empresa de transporte urgente, esta última debe incluir el número de registro en el manifiesto de carga que tiene que transmitir a la Administración de Aduana por vía electrónica.

4. En función de la información recibida (3a o 3b), el sistema aduanero emite automáticamente el “documento acreditativo de la salida”.

Este proyecto se dio a conocer a las asociaciones empresariales, a los servicios de transporte urgente y al operador postal. Posteriormente, sus aportaciones se incorporaron al diseño final de la solución, que se espera esté terminada a finales del primer semestre de 2025.

Todas las partes interesadas reconocieron que esta solución permitirá a las empresas que operan en Portugal reducir sus gastos administrativos y acelerar los plazos de entrega, mejorando así su competitividad. Deberá igualmente lograr una considerable racionalización de los recursos de la Administración, y acordarle una mayor capacidad para supervisar y medir las operaciones de exportación vía el comercio electrónico.

Para más información
fernando.campos.pereira@at.gov.pt