Aceptado en 81 países y territorios aduaneros, el cuaderno ATA es el documento mayoritariamente utilizado por las empresas en el ámbito de sus operaciones internacionales que establece la admisión temporal de mercancías exenta de derechos de aduana.  Permite a los países, las empresas y las agencias fronterizas agilizar el proceso aduanero mediante la utilización de formularios de declaración unificados y listos para usar, suprimiendo así la obligación de presentar una garantía, fianza o depósito en efectivo en el país de importación temporal o de tránsito.

El cuaderno ATA sigue siendo un documento en formato papel hoy en día, pero, en 2019, la Cámara de Comercio Internacional (CCI) lanzó una versión piloto del Sistema de cuadernos digitales ATA.  Dicho Sistema se presentó a los lectores de la revista WCO News en un artículo publicado en febrero de 2021.  Tras realizar mejoras continuas de 2019 a 2023, la versión piloto del Sistema de cuadernos digitales ATA se perfeccionó para lograr el nivel de producción requerido en julio de 2023.  Esta mejora pone fin a la fase piloto del e-ATA y da paso a la fase de preparación para la transición a escala mundial, en la cual las partes interesadas pueden empezar a adoptar las disposiciones necesarias para la aceptación oficial de los cuadernos ATA digitales.  El presente artículo se centra en las diversas etapas que la Aduana debe superar para formar parte de dicho Sistema.

En cada uno de los países o territorios donde se ha puesto en funcionamiento el procedimiento del cuaderno ATA, la autoridad aduanera designa una asociación nacional que garantiza el pago de los derechos y gravámenes de importación en colaboración con otras asociaciones garantes extranjeras de todo el mundo.  Al amparo de estas asociaciones garantes, pueden existir en cada país diversas asociaciones «emisoras» encargadas de tramitar las solicitudes de cuaderno.  Estas últimas exigen gastos de tramitación, así como el depósito de una garantía/ fianza, que se devuelve si el cuaderno se ha utilizado correctamente.  La Cámara de Comercio Internacional (CCI), que representa institucionalmente a más de 45 millones de empresas en el mundo, se encarga de administrar la cadena de garantía mundial a la que están afiliadas todas las asociaciones garantes nacionales.

En una operación relativa al cuaderno ATA participan tres partes : los titulares del cuaderno ATA y sus representantes, las asociaciones emisoras y las asociaciones garantes nacionales  y, finalmente, las autoridades aduaneras.  Por consiguiente, el Sistema de cuadernos ATA se elaboró a partir de un conjunto de herramientas digitales personalizadas en función de las distintas partes interesadas.

Este sistema comprende :

• Una aplicación para teléfonos inteligentes, la aplicación “ATA Carnet”, que permite a los titulares del Cuaderno ATA llevar siempre consigo y declarar versiones digitales de sus documentos aduaneros.
• Una aplicación llamada el Portal de Aduanas de “ATA Carnet” (ACC, por sus siglas en inglés), que permite a los funcionarios de aduanas verificar los cuadernos y aprobar las transacciones declaradas digitalmente.
• El Núcleo del sistema de cuadernos ATA, que es el motor central de Sistema digital de cuadernos ATA y una base de datos mundial utilizada por las asociaciones garantes nacionales.
• The ATA Gateway, que es un módulo de emisión ligero que se pone a disposición de las asociaciones garantes nacionales y asociaciones emisoras para expedir cuadernos digitales y en formato papel.

El proceso digital, desde el momento de la emisión del cuaderno electrónico hasta su declaración y tratamiento, es el siguiente :

Paso 1 : Una asociación garante nacional (AGN) emite un cuaderno ATA digital desde su Sistema nacional de emisión y gestión de reclamaciones que está integrado en el Núcleo del sistema de cuadernos ATA.

Paso 2 : El solicitante (o titular del cuaderno ATA) descarga posteriormente en su teléfono inteligente la aplicación ATA Carnet.  El cuaderno solicitado deberá ser almacenado en el monedero de la aplicación. Si es necesario, el cuaderno se puede compartir con un representante de la Aduana.  Por motivos de seguridad, el cuaderno ATA está encriptado y nunca se transmite en “formato abierto” por la red.

Paso 3 : Al cruzar una frontera, el titular, o su representante aduanero, prepara una declaración utilizando la aplicación “ATA Carnet”.  Para cada declaración se genera un código QR que el titular, o su representante, presentará al funcionario de aduanas.

Paso 4 : El funcionario de aduanas escanea el código QR con ayuda de una cámara integrada en su dispositivo de trabajo o un lector de códigos QR externo.  De este modo, accede a los datos del cuaderno e-ATA a través de la aplicación ACC y puede determinar si la declaración es o no correcta.  Los datos de la aplicación aduanera y los declarados por el titular se cotejan automáticamente, pero el funcionario todavía deberá realizar algunas comprobaciones, por ejemplo, confirmar que las mercancías y su uso pretendido son aceptables.  Si la declaración es aceptada, el funcionario de aduanas valida/inicia la transacción a través de la aplicación.  Si el funcionario no dispone de lector de código QR, tendrá que introducir manualmente el código alfanumérico de la transacción en la aplicación.

Paso 5 : Se registra la transacción y se envía una confirmación al teléfono inteligente del titular o de su representante aduanero.

Como ya se ha explicado, el sistema de cuadernos ATA ofrece a la Aduana una aplicación especial lista para utilizar – el Portal de Aduanas de “ATA Carnet” (ACC) –para tramitar y gestionar los cuadernos digitales.  Las diversas etapas que la Aduana debe seguir para utilizar esta aplicación se explican a continuación.

Recomendamos firmemente que cada país/territorio aduanero asigne un único punto de contacto que actuará como director del proyecto.  Este último deberá ser capaz de comunicarse bien en inglés ya que será el/la encargado/a de asegurar la coordinación entre todas las partes implicadas en el proyecto y el punto de contacto para la CCI y la OMA.

La Aduana deberá comunicar el nombre, apellido, dirección de correo electrónico, número de teléfono y cargo de su contacto a su Asociación garante nacional (AGN), lo que permitirá a esta última crear las cuentas pertinentes a efectos administrativos y de auxilio.

La expresión “fecha digital” hace referencia a una fecha a partir de la cual todas las declaraciones de cuadernos presentadas en un país/territorio aduanero determinado deberán realizarse digitalmente utilizando el Sistema de cuadernos ATA implantado por la CCI.  Cada Administración de Aduanas deberá calcular el tiempo requerido para sus preparativos y después fijar una fecha provisional de transición al nuevo sistema.  El punto de contacto único será el encargado de comunicar esta fecha por correo electrónico a la CCI y a la OMA, con un mínimo de cinco meses de antelación.

Los preparativos de índole administrativa hacen referencia al trabajo realizado por la Administración de Aduanas para garantizar que sus funcionarios disponen de la pericia suficiente para utilizar la aplicación ACC, conocen el proceder a seguir en caso de problemas técnicos y pueden acceder a la aplicación a través de su cuenta individual.

Esta etapa se compone de tres tareas principales :

• Actualización del marco formativo : los programas de formación deberán incluir cursos sobre la tramitación de los cuadernos digitales y su seguimiento.
• Actualización del marco de asistencia : los funcionarios aduaneros que experimenten problemas con la aplicación ACC deberán disponer de instrucciones claras sobre el modo de solicitar asistencia a través del canal de asistencia mundial e-ATA establecido por la CCI.
• Creación del portal Web ACC nacional mediante la facilitación de datos sobre regiones, oficinas y usuarios encargados del cuaderno ATA en un país/territorio aduanero determinado. Cada Administración tiene la opción de crear regiones, oficinas o cuentas de usuario una por una, pero también dispone de una función de importación en bloque.  La ACC es una aplicación en línea expuesta a Internet.  Por consiguiente, las cuentas de usuario deben estar adecuadamente gestionadas y protegidas.  Las mejores prácticas consisten en crear cuentas individuales y en activar una de las opciones de autentificación multifactorial (AMF) incluida en esta herramienta.

La ACC es un portal Web listo para usar, facilitado como aplicación llave en mano.  No es necesario que las Administraciones de Aduanas inviertan en su desarrollo y mantenimiento. Los funcionarios precisan simplemente una conexión a Internet y un material básico para empezar a utilizarla :

• Acceso a Internet.
• Un dispositivo de tipo ordenador de mesa, ordenador portátil, teléfono inteligente o Tablet.
• Un escáner de código QR (opcional).

Una vez actualizados los marcos de formación y de asistencia y creadas las cuentas de usuario, la Aduana puede empezar a organizar cursos de formación para los funcionarios.  Se recomienda enérgicamente que se realicen sesiones exhaustivas y se efectúen ejercicios prácticos para evitar sorpresas en el momento de examinar transacciones digitales reales en la frontera.

Algunas Administraciones de Aduanas tendrán más oficinas y funcionarios que formar.  Corresponde al punto de contacto único asegurar la coordinación interna para determinar la lista de funcionarios que requieren formación y la amplitud y frecuencia de la misma.  Teniendo en cuenta la información recibida de los países que han concluido la experiencia piloto, los cursos formativos compuestos por pequeños grupos que disponen de dispositivos y cuadernos de demostración resultan mucho más eficaces que los cursos compuestos por grandes grupos sin ejercicios prácticos.  Suele ser preferible formar grupos de 15 personas.  La clave del éxito consiste en actualizar los conocimientos de forma regular.

El material de formación se halla disponible en la sección “ayuda” de la ACC.  Se invita a las Administraciones de Aduanas a que se pongan en contacto con sus Asociaciones garantes nacionales para solicitar su asistencia en la formación del grupo inicial de funcionarios.  Estos primeros cursillistas pueden después ejercer como instructores para acelerar el proceso de formación de otros funcionarios.  Un planteamiento de este tipo, basado en la información y en la experiencia, resulta abiertamente más eficaz que contar con un solo instructor para todos.

Una vez concluidas las etapas anteriores, la Administración de Aduanas casi está lista para pasar al sistema e-ATA, y es momento de confirmar la fecha digital utilizando el modelo de texto aprobado por el Comité Administrativo del Convenio de Estambul/ATA de la OMA.  Para gestionar adecuadamente todas estas tareas, recomendamos que el punto de contacto único cree una lista de control para supervisar la ejecución de las mismas.  Un modelo de lista de control se halla disponible en el siguiente enlace https://iccwbo.org/business-solutions/ata-carnet/eata-carnet.

Para confirmar la fecha digital, el punto de contacto único deberá enviar un correo electrónico oficial a la CCI y a la OMA tres meses antes de la fecha digital prevista.  Si los preparativos aduaneros no se han concluido a tiempo, el punto de contacto único deberá notificar a la CCI y a la OMA que la fecha digital provisional no puede cumplirse y fijar una nueva.  El estado de preparación deberá confirmarse de nuevo tres meses antes de la nueva fecha digital provisional.

“Go live” es la expresión utilizada para referirse a la puesta en funcionamiento del Sistema, es decir, la aceptación oficial de los cuadernos digitales a través de la aplicación ACC de la CCI.  La fecha de la puesta en funcionamiento es la “fecha digital” oficial.

Confiamos en que este artículo ayude a las Administraciones de Aduanas a entender mejor las etapas necesarias para la digitalización del cuaderno ATA.  Una Guía de preparación aduanera se halla igualmente disponible (en inglés) en el sitio Web de la CCI en la dirección iccwbo.org.

Esperamos que el primer grupo de aduanas pueda adherirse al Sistema e-ATA en 2025, y que todos los demás países miembros de la red ATA puedan incorporarse en 2027, la fecha fijada por el Comité Administrativo del Convenio de Estambul/ATA de la OMA.

El cuaderno ATA es el documento de admisión temporal mayoritariamente utilizado desde 1963.  Por tal motivo, nos complace lanzar esta iniciativa conjunta que pretende garantizar que el cuaderno ATA no se queda atrás en la adaptación a la era digital.

Para más información
eATA Carnet – ICC – International Chamber of Commerce (iccwbo.org)
wcf-ata@iccwbo.org
facilitation@wcoomd.org