L’exhaustivité et l’exactitude des données, par contre, restent difficiles à garantir surtout lorsque les données en cause doivent être soumises par des individus et par des clients qui ne sont pas des entreprises. Les problèmes les plus récurrents qui ont été recensés sont une description trop vague des marchandises (« cadeau », « pièces » ou « vêtements »), une valeur peu réaliste (« 0 » ou « 1 » unité monétaire) ou encore une adresse incomplète. Comme certains articles envoyés par un particulier comme cadeau peuvent bénéficier d’une franchise de droits, les expéditeurs essaient également parfois de profiter de cette exonération en déclarant erronément leurs produits commerciaux comme « cadeaux ». Tout ceci aboutit à des vérifications matérielles inutiles et à des retards dans le dédouanement.
Face à cette situation, plusieurs initiatives ont été mises en œuvre pour améliorer l’exhaustivité et l’exactitude des données.
Nouveau champ dans les formules postales de déclaration en douane CN22/23
Deux importants changements ont été récemment apportés aux formules postales de déclaration en douane CN22 (pour les paquets de moins de 2 kilogrammes) et CN23 (pour les colis de plus de 2 kilos ou lorsque la déclaration en douane dépasse l’espace prévu sur le formulaire CN22).
Rappelons que les expéditeurs doivent obligatoirement y fournir des informations succinctes sur l’origine, le classement et la valeur en douane des marchandises. La principale différence entre les deux formules réside dans le fait que la CN23 permet de fournir des informations complémentaires, comme un certificat d’importation ou une licence en pièce jointe, ainsi que les coordonnées plus détaillées de l’expéditeur et de l’importateur (par exemple, le numéro fiscal, la référence douanière). Les expéditeurs sont aussi tenus d’y indiquer la catégorie d’article (par ex, « documents », « retour de marchandises », « cadeau », « autre »).
À partir du 1er juin 2026, les expéditeurs auront accès à une liste améliorée de catégories, qui inclut les « produits de commerce électronique », « la vente commerciale de produits B2B » et les « cadeaux (non commerciaux) ». De plus, depuis le 1er septembre 2025, il est obligatoire de mentionner les codes tarifaires du Système harmonisé (SH) de l’OMD pour les articles commerciaux si le pays de destination l’exige.
Améliorer la qualité des données grâce à l’IA
Les opérateurs postaux désignés ont un rôle de facilitation : ils aident les clients à fournir des données électroniques aux fins de la déclaration en douane en leur offrant des outils, des interfaces de programmes d’application (API) et des applications qui permettent aux expéditeurs de soumettre des données de qualité pour la déclaration et de remplir correctement les formulaires douaniers.
Des solutions axées sur l’IA ont été mises au point pour renforcer la qualité des données : les données sont validées de manière automatisée, la personne soumettant les données reçoit un message en cas d’erreur, et une fonction d’aide permet à l’expéditeur d’identifier les marchandises interdites et de saisir des données d’adressage complètes et dans un format normalisé.
Sur ce dernier point, l’UPU a créé un outil de vérification de l’adresse, le POST*CODE API, qui permet de saisir les données relatives à l’adresse en temps réel et offre aussi des suggestions d’auto-remplissage pour les noms de localité et les codes postaux ; l’outil vérifie aussi les localités et valide la structure des codes postaux afin de garantir qu’ils sont conformes aux formats nationaux et ITMATT. Pour l’heure, les opérateurs postaux de près de 130 pays recourent à cet outil dans le cadre de leur système d’adressage.
Le POST*CODE API peut être utilisé de manière autonome, avec toute autre application de saisie des adresses internationales, mais aussi comme plugin dans le Système de déclaration en douane (CDS). La solution a été mise au point par le Centre de technologies postales de l’UPU pour rationaliser le dépôt et l’échange de données électroniques préalables en utilisant les normes de message aux fins de l’échange électronique de données (EDI) comme l’ITMATT, le CUSITM et le CUSRSP. Le CDS est actuellement utilisé par 174 opérateurs postaux désignés des États membres de l’UPU.
La dernière version du CDS (Service Pack 1 de 2024) prévoit également une connectivité embarquée dans les outils de consultation qui aident les usagers à identifier les articles soumis à des restrictions ou à des interdictions et à trouver les bons codes du SH. Elle comprend par ailleurs des « listes de parties non fiables » qui aident les utilisateurs à déterminer si un acheteur potentiel, un utilisateur final ou toute autre partie impliquée dans la transaction sont dignes de confiance ou non.
Les clients commerciaux connaissent généralement les obligations commerciales et réglementaires concernant les marchandises qu’ils expédient. Ils disposent normalement des moyens, de la capacité, des outils et des ressources pour obtenir les éléments de données nécessaires aux fins de la déclaration.
Les clients individuels qui envoient des effets personnels, des cadeaux occasionnels ou encore des produits pour un usage privé ne connaissent habituellement pas tous les éléments de données exigés dans les formulaires qui ont été numérisés par la plupart des opérateurs postaux désignés des États membres de l’UPU. De nombreux opérateurs postaux ont redoublé d’efforts pour informer les particuliers en lançant des applis mobiles (comme l’appli EAD Customs Declarations de l’UPU), en présentant des instructions claires sur leur site, en déployant des bornes physiques de saisie de données dans les bureaux de poste, ou en formant le personnel afin qu’il puisse éduquer et guider les clients qui se rendent sur place.
Les protocoles d’accord (PDA) – des outils puissants
L’OMD et l’UPU encouragent depuis un certain temps les administrations des douanes et les opérateurs postaux désignés à formaliser leur coopération en signant des protocoles d’accord (PDA) nationaux et les deux organisations ont élaboré des directives à cet égard. Ces accords établissent un cadre de collaboration dans la lignée des dispositions de la Convention de Kyoto révisée, plus précisément de son Annexe spécifique J Chapitre 2 sur le trafic postal, ainsi que des Actes de l’Union postale universelle. Ils peuvent définir, par exemple, le rôle et les responsabilités respectives de chaque partie aux fins de la vérification des déclarations CN22 et CN23 fournies par les expéditeurs, établir des mécanismes de rétroaction pour résoudre les problèmes récurrents liés à la qualité des données, ou encore prévoir des arrangements pour l’évaluation des risques en utilisant de manière effective les données électroniques préalables.
Les PDA peuvent également stipuler le recours à des normes et procédures pour l’échange électronique de renseignements fondées sur les normes de message OMD-UPU (ITMATT, CUSITM et CUSRSP) et sur le Modèle de données de l’OMD, contribuant ainsi à la cohérence et à l’interopérabilité tout le long de la chaîne logistique postale mondiale. En outre, ils peuvent établir des indicateurs de performance mesurables pour surveiller la qualité des données soumises et pour promouvoir des améliorations en continu. En incorporant ces éléments, les PDA aident à garantir que les douanes et les postes travaillent en partenariat pour atteindre leur objectif partagé : un dédouanement des envois postaux sûr, efficace et fiable sous-tendu par des données exactes et exhaustives soumises en temps voulu.
En savoir +
Système de déclaration en douane de l’UPU
Guide conjoint OMD–UPU pour le dédouanement postal
Directives conjointes OMD–UPU pour l’élaboration d’un protocole d’accord entre les douanes et la poste au niveau national
Directives conjointes OMD-UPU sur l’échange de données électroniques préalables et la qualité des données
