L’Administration fiscale du Guatemala (SAT de son acronyme espagnol) s’est donné pour objectif de moderniser complètement les processus gérés par son administration douanière en vue de simplifier et d’automatiser l’entrée et la sortie de marchandises sur son territoire. Ces efforts de modernisation impliquent entre autres le déploiement, d’ici 2025, de plusieurs nouveaux modèles de dédouanement fondés sur les normes et les directives internationales, notamment sur l’Accord de l’OMC sur la facilitation des échanges, la Convention de Kyoto révisée de l’OMD et le Cadre de normes SAFE de l’OMD. Les nouveaux modèles ont été spécifiquement conçus de sorte à renforcer la collaboration avec d’autres administrations douanières, entités commerciales et agences gouvernementales.

Les premiers travaux ont porté sur la conception d’un nouveau modèle de dédouanement pour le fret aérien. En effet, l’étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises (TRS) menée en 2019 avec le soutien de l’OMD avait révélé que, bien que l’avion soit le mode de transport le plus rapide, les délais moyens nécessaires au dédouanement du fret aérien étaient les plus élevés.

Afin d’examiner dans le détail les problèmes existants, un groupe de travail polyvalent, composé d’agents de la SAT et de représentants des entreprises présentes dans la chaîne logistique, a été créé en 2022 par la Commission de dialogue public-privé sur les questions douanières. Cette Commission rassemble les entités publiques et privées impliquées dans la chaîne logistique internationale dans le but de leur permettre de formuler des suggestions concernant les procédures et processus à mettre en place ou à améliorer pour accélérer les transactions légitimes et les rendre plus transparentes, efficaces et sûres. Parmi ses activités, la Commission assure le suivi de la mise en œuvre du Plan d’action national pour réduire le temps nécessaire à l’importation des marchandises, qui a été adopté dans la foulée de la première étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises.

En travaillant sur le flux du fret aérien, le groupe a relevé plusieurs problèmes, dont :

• le manque d’automatisation ;
• le recours encore excessif aux documents papier ;
• un haut degré de pouvoir discrétionnaire :
• un échange minimal d’informations :
• l’impossibilité d’utiliser l’application Web sur différents navigateurs ;
• des doublons au niveau du traitement des données et des fichiers ;
• l’utilisation de systèmes hérités.

Le groupe de travail a donc passé en revue tous les processus de dédouanement du fret aérien à l’importation et à l’exportation en vue de les simplifier, tâche qui a notamment exigé de convertir tous les documents requis au format numérique. S’appuyant sur une démarche axée sur les processus, le groupe a également suivi les recommandations formulées dans les Orientations sur la TI destinées au personnel d’encadrement de l’OMD qui offrent des informations détaillées sur l’utilisation stratégique des technologies de l’information et de la communication (TIC) en douane. Il a, en outre,  recouru au Modèle de données de l’OMD pour simplifier et normaliser les exigences en matière de données des organismes de règlementation chargés de la gestion des frontières, en vue de garantir l’interopérabilité des systèmes informatiques de toutes les parties.

Les travaux du groupe ont permis de lancer graduellement plusieurs modules logiciels ainsi qu’une plateforme informatique baptisée « Agence virtuelle » qui permet d’échanger des renseignements par voie électronique et qui est accessible 24 heures sur 24 depuis n’importe quel dispositif ayant accès à Internet.

Les anciens systèmes hérités de traitement du fret aérien contenaient de nombreuses failles. Le système informatique était instable et n’était pas toujours disponible. Il était incompatible avec certains navigateurs et n’offrait aucune souplesse au niveau des processus. Les données et les fichiers faisaient double emploi et étaient traités plusieurs fois.

Le nouveau modèle de traitement du fret aérien se fonde sur des processus simplifiés et repose sur un système informatique solide nommé Alfresco qui fonctionne comme un système central de gestion des documents avec plusieurs bases de données, permettant l’échange d’informations sans solution de continuité (c’est-à-dire en continu) grâce à la technologie des chaînes de blocs. Toutes les parties à une transaction impliquant du fret aérien peuvent publier des documents sur la chaîne de blocs : les lignes aériennes, par exemple, peuvent y déposer les lettres de transport aérien électroniques (e-LTA) qui sont les documents contenant les données d’expédition, les contrats de transport et d’autres informations requises pour le transport de marchandises. De plus, des modèles d’apprentissage automatique ont été mis au point pour automatiser les procédures manuelles et détecter les risques dans les transactions.

L’utilisation de « l’Agence virtuelle », l’interface des applications développées pour chaque module, est conviviale et intuitive. Une formation a tout de même été impartie aux entités tant publiques que privées pour leur expliquer comment utiliser les nouveaux services numériques et leur présenter le déroulement des procédures, les changements qui ont été apportés et les avantages du nouveau modèle opérationnel.

La mise en place du nouveau modèle de dédouanement du fret aérien a tout de même posé plusieurs défis. Il a fallu entre autres cartographier les dépendances du système pour bien les comprendre, mettre au point le processus de migration et faire en sorte que le personnel et les usagers changent leur façon de travailler.

Le nouveau système informatique a véritablement transformé le travail des douaniers chargés du dédouanement du fret aérien. Ils disposent à présent de plus de temps pour exécuter des tâches apportant une valeur ajoutée et ils sont donc plus productifs ; par ailleurs, toutes les informations sont centralisées et l’intégrité des données est garantie. Les erreurs ont fortement diminué et les flux des travaux ont été optimisés.

… Et les résultats ne se sont pas fait attendre ! Depuis que le nouveau modèle a été déployé en janvier 2023, le processus de dédouanement du fret aérien a été entièrement numérisé, ce qui a permis de réduire le temps moyen nécessaire au dédouanement du fret aérien de 74 % par rapport à 2019, malgré une augmentation de 14 % du nombre d’opérations. Les capacités de ciblage ont été améliorées, avec une hausse du nombre d’ajustements fiscaux et de saisies.

Les opérateurs économiques profitent également du nouveau modèle puisqu’il leur permet de suivre le processus de dédouanement en temps réel et qu’il réduit également les temps d’immobilisation des marchandises dans les entrepôts temporaires des douanes. Le système informatique s’adresse à toutes les parties prenantes de la chaîne logistique aérienne. Aucune procédure complexe ni aucun appareil spécial n’est requis pour s’y connecter, et une formation et un soutien sont offerts à toutes les parties concernées.

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aduanadeguatemala@sat.gob.gt