En juillet 2024, le gouvernement portugais adoptait 15 mesures visant à réduire la bureaucratie numérique et à simplifier les interactions entre les citoyens et les autorités publiques. Ces mesures ne sont pas axées sur l’efficacité de l’administration publique, mais plutôt sur les retombées positives qu’elles peuvent avoir sur les citoyens et les entreprises.

L’une d’elles a pour but de simplifier les demandes d’exonération de la TVA pour l’exportation des envois de petite valeur (ne dépassant pas 1 000 euros) afin de réduire la charge administrative pesant sur les entreprises tout en facilitant le travail de l’Autorité fiscale et douanière. La mesure devrait se traduire par une augmentation du nombre de ces exportations et une diminution des coûts qui y sont associés.

Le cadre légal du Portugal repose sur le Code des douanes de l’Union (CDU) et sur ses actes délégués et d’exécution qui composent le canevas des règles et procédures douanières de l’Union européenne (UE). L’exportation d’un envoi expédié par le biais d’un opérateur postal (colis postal) ou d’un transporteur exprès (colis exprès) exige en règle générale de soumettre une déclaration d’exportation en douane. Cette déclaration peut être normalisée ou simplifiée, ou encore prendre la forme d’une inscription dans les écritures du déclarant. Quoi qu’il en soit, elle doit être soumise suffisamment à l’avance pour permettre aux autorités de mener leurs analyses de risque à des fins de sécurité et de sûreté.

Cependant, des démarches spécifiques existent pour les envois contenant certaines marchandises dont la valeur intrinsèque à l’importation ne dépasse pas 1 000 euros et qui ne font pas l’objet de l’une ou l’autre formalité spéciale prévue par la législation européenne que les autorités douanières sont tenues d’appliquer (restrictions, interdictions, accises, etc.). Ces envois de faible valeur ne sont pas soumis à des droits de douane ou à des analyses de risque à des fins de sécurité et de sûreté ; ils ne sont pas non plus assujettis à une obligation de dépôt d’une déclaration de sortie préalable – ou d’une déclaration sommaire de sortie – et leur exportation n’exige aucune déclaration formelle en douane.

Selon un principe fondamental de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) dans l’UE, les exportations ne sont pas soumises à la TVA. Afin de prouver que l’exportation a bien eu lieu, les opérateurs économiques doivent normalement soumettre une déclaration d’exportation en douane. En conséquence, même dans les cas où les formalités ne l’exigent pas, comme dans celui des envois de faible valeur, des déclarations sont bel et bien soumises en douane et la charge et les frais administratifs restent donc les mêmes, tant pour l’administration des douanes que pour les opérateurs économiques.

Il fallait donc trouver la manière de permettre à la Douane de délivrer un document attestant l’exportation tout en permettant à l’exportateur de réaliser intégralement la procédure requise par voie électronique, sans devoir soumettre une déclaration d’exportation formelle en douane.

Les envois postaux sont considérés comme étant déclarés à l’exportation au moment de leur sortie du territoire douanier de l’Union européenne. Les envois exprès, quant à eux, sont réputés déclarés à l’exportation au moment de leur présentation au bureau de douane de sortie, à condition que les douanes puissent consulter et acceptent les données contenues dans le document de transport et/ou la facture.

L’architecture du CDU ne définit pas de jeu de données communes pour la présentation de marchandises dans le cas des envois exprès à l’exportation. Au Portugal, l’Administration des douanes exige d’avoir accès aux renseignements contenus dans le manifeste de chargement et, à cette fin, elle a mis en place un système informatique permettant aux transporteurs ou à leurs représentants de fournir par voie électronique les informations concernant les moyens de transport ainsi que les manifestes maritimes et aériens. Ledit système est relié au système automatisé d’exportation (SAE) à travers lequel les formalités d’exportation et de sortie sont menées à bien. En croisant les renseignements fournis, ledit système et le SAE notifient l’Administration de la sortie des marchandises du territoire douanier de l’UE lorsque ces dernières sont chargées à un port ou à un aéroport national.

L’Administration des douanes a décidé d’utiliser ce même système pour délivrer un document certifiant la sortie des marchandises appelé « Formulaire de TVA à l’exportation ».

Pour déclencher le processus de délivrance de ce document, processus conçu par une équipe d’experts pluridisciplinaires, les exportateurs doivent soumettre des factures à l’autorité douanière. Ce type de document a été choisi pour diverses raisons. Les factures sont des documents que les exportateurs doivent obligatoirement présenter lors de chaque transfert de marchandises ou prestation de services, quel que soit le statut de l’acquéreur des biens ou du bénéficiaire du service, et ce, même si ces derniers n’en font pas la demande. En outre, les factures doivent obligatoirement contenir des éléments légalement définis et cette exigence s’applique à toutes les parties concernées. Enfin, les factures doivent déjà obligatoirement être transmises à l’Autorité fiscale et douanière nationale au préalable, par le biais de données électroniques.

Le processus se présente comme suit :

1. Au moment de la vente, l’exportateur émet une facture dont il envoie tout de suite les détails à la Douane par voie électronique, soit en téléversant le document par le biais d’une interface Web, soit en utilisant une application logicielle qu’il aura au préalable installée dans son système afin de transférer les renseignements au système informatique de l’Administration.
2. L’exportateur reçoit en retour un numéro d’enregistrement qu’il doit communiquer au transporteur, suivant une modalité qu’ils ont convenue entre eux et qui peut prendre la forme d’une annotation sur le colis lui-même.
3. a. Si le transporteur est l’opérateur postal, ce dernier envoie un message électronique à la Douane contenant les détails pertinents de l’envoi, à savoir le poids, les volumes et la date de sortie, ainsi que le numéro d’enregistrement.

b. Si le transporteur est un service de transport exprès, ce dernier inclut le numéro d’enregistrement dans le manifeste de chargement qu’il doit transmettre par voie électronique à l’Administration des douanes.

4. En fonction des renseignements reçus (3a ou 3b), le système douanier délivre automatiquement le « document certifiant la sortie ».

Le projet a été présenté aux associations professionnelles, aux transporteurs exprès et à l’opérateur postal. Leurs contributions ont ensuite été incorporées dans les travaux de conception finaux de la solution qui devraient être achevés d’ici la fin du premier semestre de 2025.

Tous les interlocuteurs ont reconnu que cette solution permettrait aux entreprises actives au Portugal de réduire leurs frais administratifs et d’accélérer les délais de livraison, améliorant ainsi leur compétitivité. Elle devrait également aboutir à une rationalisation considérable des ressources mobilisées par l’Administration, et à accroître sa capacité à superviser les opérations de commerce électronique à l’exportation et à en mesurer les volumes.

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fernando.campos.pereira@at.gov.pt