«Lo simple puede ser más difícil que lo complejo : hay que esforzarse al máximo para ordenar las ideas y simplificarlas.  Pero al final merece la pena, porque una vez conseguido, se pueden mover montañas.» – Steve Jobs (1998)

El mundo actual ofrece un amplio abanico de tecnologías y herramientas poderosas, y elegir una solución técnica puede resultar complicado.  Para encontrar el camino en este laberinto tecnológico, es preciso centrarse en el problema principal que se va a resolver y disponer de un proceso de selección claro y específico.

En muchos países, la validación de los documentos relacionados con las transacciones comerciales trasfronterizas constituye un problema serio e, incluso en aquellos países que aceptan los documentos en formato digital o en forma de copia escaneada, suele resultar un proceso tedioso.

Para vencer esta dificultad y permitir la rápida validación de documentos comerciales electrónicos a través de las fronteras, la Aduana de Hong Kong, China, ha creado una plataforma en línea llamada ValidAP.

Para proteger la autenticidad de los documentos comerciales, como las licencias, los permisos, los certificados de origen, los informes de inspección de la carga o las pruebas de laboratorio, las agencias emisoras suelen utilizar sellos oficiales y firmas autorizadas.  Algunos también han invertido en dispositivos de seguridad, como etiquetas adhesivas antifalsificación o códigos QR para la verificación.  A pesar de estos esfuerzos, los documentos siguen siendo relativamente fáciles de falsificar y los organismos de fiscalización, así como las partes en una transacción comercial, suelen solicitar a las autoridades emisoras que autentifiquen los documentos que reciben.

El problema estriba en que dicho proceso de verificación sigue siendo manual, requiere mucho tiempo y exige con frecuencia realizar una llamada a la autoridad emisora o enviarle un correo electrónico.  La comunicación con la autoridad emisora puede resultar larga y complicada, especialmente si esta última está situada en el extranjero y los interlocutores no hablan el mismo idioma.

Algunos proveedores de servicios ofrecen soluciones que permiten la verificación de los documentos a través de sistemas dorsales (back-end systems).  Sin embargo, estos sistemas suelen conllevar altos costes de mantenimiento, una importante inversión de recursos en toda la cadena logística y una gestión contable compleja.  A mayor abundamiento, las cuestiones relativas a la privacidad de los datos, la propiedad de los mismos, la seguridad de los sistemas y la responsabilidad en caso de desastre complican aún más las negociaciones sobre el intercambio de datos entre las autoridades y los operadores logísticos.

Estos problemas se intensifican cuando la autoridad que exige la verificación de autenticidad se encuentra en otro país, especialmente si las leyes locales de confidencialidad y protección de datos regulan o restringen escrupulosamente el intercambio de información a nivel internacional.

Para vencer estas dificultades, la Aduana de Hong Kong, China, ha creado una plataforma digital basada en las cadenas de bloque que permite una validación transfronteriza sencilla, fiable y en tiempo real de los documentos comerciales digitales.

La plataforma, denominada ValidAP, admite cualquier tipo de archivo, incluidos los formatos .pdf, .docx e incluso.jpg, y es aplicable a todas las pruebas documentales, como licencias, permisos, certificados de origen, informes de laboratorio, informes de trabajo, certificados sanitarios, certificados de cualificación y mucho más.

Las agencias emisoras que se inscriben en la plataforma tiene acceso a un sistema de gestión del contenido (CMS, por sus siglas en inglés) para registra sus documentos digitales en ValidAP.  La inscripción es gratuita para las autoridades de la región Asia-Pacífico de la OMA.

La parte que recibe el documento (por ejemplo, el importador, el exportador, el agente aduanero, la Aduana de destino, incluso el banco o la compañía de seguros que se encarga del procesamiento financiero), sin importar en qué parte del mundo se encuentre, puede simplemente arrastrar y soltar el archivo en el portal público ValidAP para verificar su validez en tiempo real.

ValidAP utiliza una herramienta criptográfica de código abierto para calcular un valor «hash» único para el documento digital.  El archivo en sí nunca se carga ni se transmite por Internet, solo el resultado del cálculo del “hash” se almacena en la cadena de bloques de ValidAP con fines de validación.  Un “hash” es una cadena de símbolos que no contiene ningún contenido documental y que se obtiene mediante un algoritmo que impide la retroingeniería del documento original a partir del “hash”.  Cualquier cambio en un documento, por mínimo que sea, dará lugar a un valor “hash” completamente diferente, y, como tal, este valor sirve como prueba para indicar si se trata de una copia exacta del documento digital original.  El “hash” puede considerarse como el “número de sello digital” único del documento y es el único dato que ValidAP necesita para el proceso de verificación.

La parte receptora del documento puede comprobar su autenticidad arrastrando el archivo al área de escaneo del portal público de ValidAP.  El sistema calculará su valor “hash” localmente en el navegador, sin necesidad de transmitir el archivo.  Si logra cotejar el “hash” recalculado con el “número de sello” ya almacenado en la cadena de bloques, ValidAP puede confirmar que el documento digital es una copia exacta y sin manipular del original emitido por la autoridad correspondiente.

Para garantizar la integridad de los documentos, ValidAP impone una jerarquía de cuentas de usuario, un flujo de aprobación para la presentación de los valores “hash”, una autentificación compuesta de dos factores, restricciones en el dominio de los correos electrónicos y políticas defensoras de contraseñas seguras.  La Aduana de Hong Kong, China, también puede ayudar a los participantes a establecer una conexión directa entre sistemas mediante una interfaz de programación de aplicaciones (API), lo que permitirá a sus sistemas internos (por ejemplo, una ventanilla única nacional para el comercio) enviar el “hash” automáticamente, eliminando así cualquier error humano que pueda injerirse.

Una ventaja fundamental de ValidAP, que la distingue de otras plataformas, es que no requiere la divulgación de los datos ni el contenido de los documentos.  Se trata de una garantía de confidencialidad que constituye un compromiso adquirido por la Aduana de Hong Kong y que es parte integrante del diseño técnico de la plataforma.  Se elimina así la necesidad de iniciar complejas negociaciones legales y se minimizan los riesgos de filtración de datos.

Las principales características de ValidAP son su apertura y simplicidad : las partes interesadas de todo el mundo pueden comprobar los documentos en el portal público de ValidAP sin tener que iniciar sesión.  Una simple acción de arrastrar-soltar da respuesta a la cuestión de saber si un documento es una copia auténtica facilitada por la autoridad emisora.  ValidAP puede acortar considerablemente el proceso de toma de decisiones de las autoridades y las empresas, ya sea para autorizar la entrada en su territorio nacional de productos alimenticios o animales provistos de un certificado sanitario o para conceder exenciones arancelarias en virtud de un acuerdo de libre comercio, permitir el transporte de mercancías cubiertas por un certificado de seguridad, aprobar cartas de crédito emitidas por un banco o proporcionar un seguro de transporte.  Gracias a los servicios que facilita ValidAP, el comercio y la logística mundiales son actualmente más rápidos y diligentes.

ValidAP también proporciona a las agencias emisoras un panel de control que contiene todas las estadísticas necesarias para medir los logros y el desempeño, especialmente los datos sobre la ubicación de las partes que comprueban la autenticidad de sus documentos y el número de validaciones logradas que se muestran en un mapa mundial.  Estas estadísticas se actualizan con frecuencia y pueden servir para mostrar el progreso de la digitalización de las organizaciones involucradas.  Las autoridades participantes también pueden reducir así sus gastos de papel, almacenamiento y mano de obra habitualmente aparejados con la comunicación y la respuesta a las distintas solicitudes de verificación.

En mayo de 2025, se realizó una prueba con la ayuda de las aduanas de China y de Tailandia.  Se envió un cargamento de cable eléctrico desde China a Tailandia a través de Hong Kong, China.  La Aduana de China emitió un certificado de origen (CDO) y registró su valor hash en ValidAP.  El exportador recibió la copia electrónica del CDO y la envió por correo electrónico a la Aduana de Hong Kong y a la Aduana de Tailandia para su despacho.  Ambas Administraciones de Aduanas lograron validar la autenticidad de la copia electrónica a través del portal público ValidAP.  Consecuentemente, el arancel de importación en Tailandia pasó del 10% al 0% en virtud del Acuerdo de Libre Comercio entre la ASEAN y China.

La implementación de ValidAP puede ser rápida.  Una vez aprobada, una agencia emisora puede comenzar de inmediato a registrar sus documentos digitales a través de su cuenta de usuario, y establecer una conexión API con su sistema informático nacional puede llevar tan solo unas semanas.  La estructura extensible de la cadena de bloques permite a los organismos participantes alojar su propio nodo con un conjunto idéntico de registros contables compartidos.  Esta ventaja les permite constituir un consorcio de cadenas de bloques con el fin de mejorar la confianza mutua entre ellos.

La Aduana de Hong Kong, China, ha asumido todos los gastos de desarrollo del sistema y ofrece la participación gratuita en la plataforma.  El coste de la conexión API inicial también correrá a cargo de la Aduana de Hong Kong, China, que ofrecerá además asistencia técnica.

El acceso a ValidAP está restringido a las autoridades y partes interesadas de confianza que dispongan de autorización.  Se ha elaborado un marco global de gobernanza, que incluye un mandato, un pliego de condiciones y un manual de usuario, y la Aduana de Hong Kong, China, firma un memorando de entendimiento con cada participante.

ValidAP ya está listo para entrar en funcionamiento.  El proyecto se presentó en diversas reuniones celebradas en la región de Asia-Pacífico y en las sesiones del Comité Técnico Permanente de la OMA que tuvieron lugar en octubre de 2025.  Las reacciones han sido muy positivas y la Aduana de Hong Kong, China, espera que las Administraciones de Aduanas y otras agencias emisoras se pongan en contacto con ella en breve para hacer uso de los servicios que ofrece ValidAP.

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