Point de vue

L’importance des données chez DHL Express

18th octobre 2023
Par Sandra Fischer, Asha Menon, Marcelo Godoy Rigobello, affaires douanières et réglementaires, et Ben Bridge, gouvernance et qualité des données, DHL Express

Disposer de données de qualité constitue l’élément de base d’un processus de dédouanement efficace. L’exécution de toutes – ou presque toutes – les tâches et missions de la douane dépend des données reçues des entreprises qui sont parties prenantes à des transactions commerciales – par exemple collecter les recettes, gérer les risques, conduire les contrôles d’admissibilité, déterminer les ressources à allouer et la manière de coopérer avec d’autres agences, ou encore compiler des statistiques pour étayer la prise de décisions au niveau macroéconomique.

Dans le secteur du courrier rapide international, les données circulent de la façon suivante:

Pour s’assurer que les données transmises par les expéditeurs (c’est-à-dire les clients de DHL) sont de haute qualité, c’est-à-dire complètes, exactes et authentiques, DHL prend plusieurs mesures.

Sensibilisation de la clientèle

En général, dans le monde du service de courrier rapide, les expéditeurs sont les clients. Il s’agit principalement de petites et grandes entreprises qui vendent des marchandises, ainsi que des particuliers qui vendent ou non des marchandises, ou qui souhaitent renvoyer des marchandises qu’ils ont achetées en ligne.

Souvent, ces entreprises et ces particuliers ne comprennent tout simplement pas ce qu’il leur est demandé en matière de données et croient que les données qu’ils fournissent sont exactes, alors qu’elles ne le sont pas. Lorsque l’expéditeur est une entreprise et qu’une facture commerciale est exigée, il y a des chances pour que les réglementations nationales du pays d’exportation lui soient familières, mais aussi que ce soit moins le cas en ce qui concerne celles du pays d’importation.

Les expéditeurs qui vendent des marchandises en ligne fournissent généralement les données de la facture commerciale nécessaires à l’expédition des marchandises aux consommateurs finaux. Toutefois, les consommateurs finaux qui renvoient les marchandises au vendeur peuvent ne pas fournir toutes les données requises, ou la qualité des données peut ne pas être optimale, ce qui pose des problèmes pour gérer efficacement les retours.

Il est donc primordial de s’assurer que les expéditeurs comprennent l’importance de disposer de données complètes et précises. Dans le cadre de cet engagement, DHL Express a mis en place plusieurs initiatives destinées à former ses clients. C’est au travers de réunions en présentiel, de webinaires, de tournées de présentation, de postes sur les réseaux sociaux et autres canaux de communication qu’elle les conscientise à la problématique des données.

Parmi les sujets abordés au cours de ces activités, figurent :

  • les exigences et les changements en matière de réglementation douanière,
  • l’importance de fournir des données complètes et exactes sur les factures commerciales,
  • les conséquences potentielles de données inexactes/incomplètes sur les factures commerciales, telles que des retards dans les procédures de transit, des retards de dédouanement et des contacts inutiles avec le service clientèle pour obtenir les informations manquantes.

Promotion de la numérisation et l’intégration des TI

Il existe une autre raison aux incohérences et inexactitudes des données : les entreprises peuvent utiliser différents systèmes internes qui ne sont pas adaptés pour gérer la logistique et s’appuyer sur des documents papier lorsqu’elles traitent avec des services de courrier rapide. DHL Express encourage ses clients à mettre en place des processus de transmission de données afin que les données lui soient fournies par voie électronique.

Programme d’expéditeurs certifiés

En 2022, DHL Express a lancé son programme d’expéditeurs certifiés. À l’origine, le programme visait à améliorer la disponibilité des données, en particulier celles concernant les factures commerciales. En 2023, DHL s’est concentré sur l’amélioration de la qualité du contenu des données, ce qui s’est avéré essentiel pour s’adapter aux changements réglementaires tels que la suppression du seuil de minimis de la TVA dans l’Union européenne (UE), le retrait du Royaume-Uni de l’UE (Brexit) et la deuxième phase du système d’information des douanes pour la gestion des risques relatifs à la sécurité et à la sûreté avant l’arrivée sur le territoire de l’Union européenne – le Système de contrôle des Importations 2 (ICS2).

Le programme repose sur trois piliers fondamentaux :

  1. La gouvernance : Cette phase met l’accent sur la définition de données « bonnes ». Les expéditeurs apprennent quels sont les champs obligatoires, les champs facultatifs et les spécifications telles que la longueur maximale des données et si elles doivent être alphanumériques ou numériques.
  2. Les outils : Une fois les règles de gouvernance en place, l’étape suivante consiste à aligner tous les systèmes – de l’interface utilisateur à l’interface administrateur – sur ces règles. Pour s’assurer que les clients fournissent des données exactes dès le départ, plusieurs services ont été développés, comme le Global Trade Services Auto-Classification qui aide au classement des marchandises à partir des données fournies sur les factures commerciales. Enfin, des tableaux de bord ont été mis au point pour fournir une vue d’ensemble des erreurs qui sont apparues dans les données et qui sont répertoriées par client, par compte et par pays. En identifiant les domaines problématiques, DHL Express peut traiter les problèmes de manière proactive, en informant les clients des difficultés rencontrées et en élaborant des solutions.
  3. Les clients : Les clients qui participent au programme sont informés des changements réglementaires imminents et des attentes en matière de qualité des données, et sont encouragés à utiliser les outils mentionnés ci-dessus.

Plus de trois millions d’envois par mois sont générés par des expéditeurs certifiés.

Obtenir le soutien des autorités douanières

Il est essentiel que les entreprises de courrier rapide et les autorités douanières collaborent pour soutenir les efforts de mise en conformité des expéditeurs.

Voici quelques actions clés à envisager :

  • Développer des programmes conjoints de communication et de formation pour les expéditeurs : Les autorités douanières pourraient collaborer avec les services de courrier rapide pour élaborer des programmes de communication et de formation destinés à sensibiliser les expéditeurs du monde entier à l’importance de fournir des données complètes et précises sur les factures commerciales, idéalement par voie électronique. Il convient de noter que la Recommandation du Conseil de coopération douanière concernant les principes directeurs relatifs à la qualité des données mentionne « l’éducation » comme l’un des principes à suivre pour améliorer la qualité des données.
  • Aider les expéditeurs débutants : la nécessité de disposer de codes du Système harmonisé (SH) précis, de comprendre les droits et taxes (coût au débarquement) et de connaître les exigences en matière d’importation peut rendre perplexes les expéditeurs débutants qui n’ont que très peu (ou pas du tout) de connaissances en matière de commerce international. L’OMD pourrait créer une plateforme en ligne de simulation centralisée où les expéditeurs pourraient obtenir des informations telles que l’endroit où trouver les nomenclatures, et être informés des exigences en matière d’importation et des taxes réglementaires à l’importation par pays.
  • Des incitations mutuellement bénéfiques : Les autorités douanières pourraient envisager d’offrir des avantages concrets aux sociétés de courrier rapide et aux expéditeurs qui maintiennent un niveau de qualité élevé dans leurs données. Ces avantages pourraient consister en des procédures de dédouanement accélérées, des inspections réduites et une accréditation opérateurs économiques agréés (OEA) facilitée.
  • Développement du Cadre de respect volontaire de la loi de l’OMD : la section consacrée à la qualité des données pourrait être davantage développée, en incluant des recommandations pour les expéditeurs, les sociétés de courrier rapide et les administrations douanières.

Des données de qualité constituent la base de processus de dédouanement efficaces et performants. En unissant leurs forces, les expéditeurs, les transporteurs et les autorités douanières pourraient cultiver une culture de la qualité des données et s’engager collectivement en faveur de l’excellence des données, dans l’intérêt de toutes les parties concernées.

En savoir +
EXPcustoms@dhl.com