Dossier

Le Japon organise une formation d’initiation en ligne pour les nouvelles recrues

Par la Douane du Japon

De plus en plus de pays imposant des restrictions sur le mouvement et le rassemblement des personnes afin de lutter contre la propagation de la COVID-19, la formation en ligne, qui n’était auparavant qu’un outil pédagogique parmi d’autres, est soudain devenue une nécessité. Dans le présent article, la Douane du Japon explique comment elle s’est rapidement adaptée à la situation en vue de continuer à offrir aux nouvelles recrues la formation dont elles ont besoin afin de pouvoir entreprendre leur première mission en toute confiance.

La mission de la Douane du Japon est triple : elle vise à protéger la société, à recouvrer les droits et taxes de manière adéquate et juste, et à faciliter les échanges et les déplacements légitimes. Ces trois objectifs, qui sont intrinsèquement liés, ne cessent de se complexifier. Compte tenu des diverses autres fonctions essentielles assurées par la Douane, qui vont du contrôle du nombre croissant de passagers entrant sur le territoire national à la lutte contre le terrorisme, cette complexité est à présent reconnue à plusieurs niveaux, notamment à l’échelon politique. En conséquence, de nouvelles ressources ont été octroyées à l’administration douanière et le nombre de douaniers nouvellement recrutés a augmenté au cours des dernières années.

L’Institut de formation douanière (CTI) du Japon propose différents programmes de formation, conçus en fonction des compétences des fonctionnaires douaniers et de leur parcours professionnel. Parmi ces différents programmes de formation, le cours mis au point pour les nouvelles recrues revêt une importance particulière. Il est, en effet, indispensable pour les nouveaux arrivants de bien comprendre les lois et règlementations dont ils auront à assurer le respect, mais aussi les prérogatives qui leur sont confiées à cette fin et les techniques de travail qu’ils devront appliquer.

La formation se compose de cours académiques, présentés par des experts dans les différents domaines abordés, ainsi que de cours pratiques assurés par des formateurs expérimentés du CTI. Après avoir suivi les différents cours théoriques, les nouvelles recrues sont invitées à suivre la formation pratique, ou « sur le tas », sur leur lieu de travail respectif.

©Douane japonaise
©Douane japonaise

Sortir des sentiers battus

La dernière formation d’initiation ayant été prévue pour avril 2020, alors que le pays appliquait encore des mesures strictes pour arrêter la propagation de la COVID-19, le CTI a dû réagir rapidement et changer sa politique de formation, en s’éloignant du format traditionnel de la formation en salle. Afin de respecter les consignes du gouvernement invitant les citoyens à rester chez eux, les cours théoriques jugés fondamentaux ont été enregistrés afin de permettre aux apprenants de les suivre en ligne.

Parmi les sujets considérés comme incontournables et abordés dans ce cadre figurent la loi sur le service public national, la législation fiscale, le code douanier et les procédures opérationnelles portant sur les régimes douaniers telles que le dédouanement, la surveillance et le contrôle, le classement tarifaire des marchandises et les règles d’origine.

Quant à la formation sur le tas, elle a été maintenue mais les nouvelles recrues ont été réparties en plus petits groupes.

C’est la première fois que le CTI doit mener une formation d’initiation en ligne, fondée sur un apprentissage à domicile, ce qui l’a obligée à prendre de nombreuses dispositions et à travailler en coordination avec le Bureau des douanes et du tarif (CTB) au sein du Ministère des finances et avec les bureaux des douanes régionaux.

La formation en ligne à domicile a été agencée de la manière suivante :

  • le CTI a préparé un guide détaillé, comprenant des informations sur l’inscription à la plateforme en ligne, les horaires de formation et les instructions de sécurité, et l’a distribué à tous les stagiaires.
  • un syllabus et des manuels de cours ont également été envoyés aux agents avant chaque leçon afin de leur permettre de se préparer et de bien comprendre les objectifs et le sujet des cours.
  • des annonces et d’autres informations complémentaires, sur d’éventuels changements d’horaire par exemple, leur ont été communiquées en temps opportun.
  • les formateurs et conférenciers ont été invités à demeurer à la disposition des étudiants pour répondre à leurs questions et leurs coordonnées ont été partagées avec les étudiants.
  • ils ont également préparé des petits tests pour chaque étudiant à la fin de chaque leçon afin de valider l’acquisition des connaissances par les apprenants, et des examens finaux ont été menés pour les étudiants ayant suivi l’intégralité des cours enregistrés.
  • le CTI a suivi le travail de chaque stagiaire par le biais du système, demandant notamment aux étudiants de justifier tout retard ou toute absence éventuels.
  • les stagiaires ont été priés de présenter un rapport journalier d’activité. Ils ont également pu poser leurs questions aux conférenciers et aux formateurs par courriel à tout moment.

Défis rencontrés

Le CTI a rencontré quelques difficultés pour mettre en place le système de formation en ligne à domicile. Par exemple, même si tous les stagiaires disposaient d’un téléphone intelligent, ils n’avaient pas tous nécessairement un PC ou une tablette, alors que ces derniers restent les outils les plus adaptés aux fins de la formation en ligne. Afin de résoudre cet écueil, le CTI a dû tester les cours sur divers types de smartphones mais aussi sur différents navigateurs et systèmes d’exploitation.

En outre, les fichiers des cours enregistrés étaient plutôt lourds et volumineux. Bien que le CTI ait réussi à en réduire la taille, la capacité et la vitesse de transmission des données ont grandement dépendu de la vitesse de la connexion Internet des stagiaires ou de la bande passante, qui varient d’un apprenant à l’autre. Par conséquent, le CTI a dû rester en communication continue avec les nouvelles recrues afin de trouver des solutions techniques à leurs problèmes éventuels.

Un premier succès

Même s’il est trop tôt pour évaluer les effets de la formation d’initiation en ligne ou pour la comparer avec la formation en classe conventionnelle, le CTI estime que cet exercice de formation en ligne a été couronné de succès et qu’il a permis aux nouvelles recrues de mener leur première mission avec confiance.

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cti@mof.go.jp