Face aux contraintes imposées par la COVID-19, le Secrétariat de l’OMD a adopté diverses mesures et mis au point des outils pour assurer la continuité des activités de ses organes de travail. Au cours des derniers mois, la plupart des réunions de l’OMD se sont tenues suivant un format hybride combinant une phase de consultations sur la base de documents de travail (à propos desquels les délégués sont invités à soumettre des commentaires) et des séances de travail en ligne par visioconférence.
Bien que les réunions en présence soient plus efficaces et que les réunions virtuelles représentent une importante charge de travail supplémentaire pour le personnel du Secrétariat de l’OMD, ce nouvel arrangement offre aussi plusieurs avantages : il est plus facile pour les administrations Membres de l’OMD de permettre à leurs représentants de participer aux discussions qui se déroulent dans les groupes de travail et les comités de l’OMD, dans la mesure où leur participation ne suppose plus de frais de déplacement.
Les nouveaux dispositifs ont permis à la Douane argentine d’accroître sa participation aux réunions de l’OMD à près de 95 %. Le nombre de fonctionnaires argentins participant aux réunions a également augmenté. En conséquence, la composition de la délégation affectée à chaque réunion s’est diversifiée. Au total, plus de 160 fonctionnaires argentins ont participé aux divers groupes de travail, comités, séminaires, ateliers et conférences organisés en ligne.
Auparavant, l’Administration sélectionnait les réunions représentant une priorité selon les ressources dont elle disposait pour financer les voyages à l’étranger. Habituellement, un représentant, voire deux à titre exceptionnel, formait la délégation envoyée au siège de l’OMD à Bruxelles aux sessions du Comité de la lutte contre la fraude, du Comité technique permanent, du Comité du Système harmonisé, du Comité technique de l’évaluation en douane, de la Commission et bien sûr, du Conseil. Cette liste peut sembler longue à celles et ceux qui ne connaissent pas les travaux de l’OMD mais en réalité, elle est assez courte, une soixantaine de réunions figurant en moyenne dans le calendrier annuel adopté par l’Organisation.
L’Administration des douanes argentine s’est aussi rendu compte de la valeur ajoutée de sa participation aux réunions virtuelles que le Secrétariat avait déjà commencé à organiser avant la pandémie, comme celles du Groupe de travail virtuel sur l’égalité de genre et la diversité. Elle a récemment commencé à prendre part aux travaux du Groupe en avril 2021, au cours d’une séance durant laquelle l’Administration a pu partager des informations sur les récentes initiatives qu’elle a lancées dans ce domaine.
L’Argentine ne compte pas d’Attaché douanier en poste à Bruxelles et bien qu’elle ait demandé à l’occasion à l’Ambassade d’Argentine auprès du Royaume de Belgique d’envoyer un représentant à l’une ou l’autre réunion de l’OMD, dans la plupart des cas, une délégation devait tout de même entreprendre le long voyage entre l’Argentine et la Belgique. Les membres de la délégation étaient sélectionnés sur la base de leurs connaissances et de leur expérience concernant le sujet à débattre, ainsi que de leur maîtrise de l’une des deux langues officielles de l’OMD, l’anglais ou le français.
L’aspect linguistique, qui reste aussi décisif qu’il est restrictif, revêt une importance un peu moindre à présent que la liste des réunions où le Secrétariat prévoit une interprétation en espagnol s’est élargie dans le cadre du « Projet pilote sur l’utilisation de langues supplémentaires à l’OMD ».
La plupart des outils et instruments de l’OMD sont élaborés entre les sessions des organes de travail et les Membres ne doivent pas participer à une réunion ou à un comité pour pouvoir contribuer aux travaux menés par l’Organisation. L’Administration des douanes argentine a toujours répondu aux demandes écrites, que ce soit pour remplir des questionnaires, soumettre des rapports de saisie dans la base de données du Réseau douanier de lutte contre la fraude (CEN), participer aux opérations de lutte contre la fraude ou fournir des explications détaillées sur ses pratiques et ses régimes en vue de les inclure dans les recueils et autres publications de l’OMD.
L’Administration argentine a organisé la Conférence TI de l’OMD en 2014 ainsi qu’un événement parallèle sur le commerce électronique en 2017, en marge de la onzième Conférence ministérielle de l’OMC qui s’est tenue à Buenos Aires. Elle a activement coopéré avec le Secrétariat dans des activités de renforcement des capacités et a bénéficié des Programmes de développement des ressources humaines, tels que le Programme de bourses, le Programme de développement de carrière et l’Académie virtuelle d’orientation douanière, entre autres.
Personne ne pourra nier, toutefois, que la participation et les échanges sont passés à la vitesse supérieure avec l’avènement des réunions en ligne des comités et groupes de travail de l’OMD. Parfois, près de cinq représentants de la Douane argentine ont pu prendre part aux activités en ligne. Ces délégués, tous des experts dans des domaines spécifiques, ont ainsi développé des synergies et une coopération inédites grâce au fait qu’ils devaient se préparer ensemble aux réunions et travailler de concert durant les intersessions.
Les délégués argentins qui ont pris part à la 8e réunion du Groupe de travail en charge de l’examen complet de la Convention de Kyoto révisée et aux 23e, 24e et 25e sessions du Comité de gestion de la Convention de Kyoto révisée ont expliqué que le format virtuel avait permis à l’Administration de participer à ces réunions pour la première fois. Tant durant la phase préparatoire que durant les visioconférences en soi, ils ont pu contribuer aux débats non seulement sur les aspects techniques inscrits à l’ordre du jour mais aussi sur bien d’autres sujets, en même temps qu’ils ont appris à se connaître les uns les autres et ont établi ainsi un excellent esprit d’équipe. Commentant cette expérience, ils ont déclaré : « en moins d’un an, nous avons déjà pris part à deux séances de travail informelles et à quatre réunions formelles et nous pouvons à présent dire avec fierté que nous contribuons à l’harmonisation des régimes douaniers ».
Afin d’exploiter au mieux l’expérience acquise par chaque membre de la délégation, la composition de la délégation aux diverses réunions a été officiellement arrêtée mais avec un certain degré de souplesse. Prenons l’exemple du Comité technique permanent (CTP). Le parcours de l’Argentine a commencé lors des 225e/226e sessions du CTP en octobre 2019, lorsqu’un fonctionnaire et le Directeur de la Direction technique se sont rendus à Bruxelles. Au moment des sessions de printemps en 2020, la pandémie s’était déjà répandue à travers le monde et le Secrétariat de l’OMD a donc décidé de les organiser suivant un format axé purement sur une consultation basée sur les documents de travail via la plateforme CLiKC! de l’OMD, comme expliqué dans l’article « COVID-19 : L’OMD adopte de nouvelles procédures et de nouveaux outils pour assurer la continuité de ses activités ». Le Secrétariat a ensuite incorporé une interface offrant des services de visioconférence avec une interprétation en temps réel et les sessions de l’automne 2020 et du printemps 2021 du CTP se sont donc tenues en combinant une phase de consultation sur la base de documents de travail (à propos desquels les délégués étaient invités à soumettre des commentaires) et des séances de travail en visioconférence. La même délégation a participé à ces sessions à distance. Les représentants argentins ont appris à préparer des interventions raisonnées et pertinentes, et à demander de l’aide en interne afin de pouvoir répondre aux besoins et aux attentes des membres du Comité. Ils ont également pris part aux travaux du mini-groupe ad hoc chargé de revoir le règlement intérieur du CTP. L’Administration entend garder la même délégation pour leur cinquième participation consécutive au CTP.
Les fonctionnaires qui ont eu l’occasion de prendre part aux discussions ont exprimé leur satisfaction d’avoir pu y participer, même à distance, et ont expliqué que le fait d’avoir pu partager des idées et leurs expériences avec les autres délégués a contribué à accroître leur motivation.
La participation aux groupes techniques chargés de la tenue à jour de normes essentielles comme le Modèle de données de l’OMD présente évidemment aussi des avantages. Une délégation argentine participe aux réunions de l’Équipe de projets chargée du Modèle de données (EPMD) depuis juin 2020. « S’il est vrai que les réunions en face à face facilitent le réseautage et la création de bonnes relations entre les participants et l’équipe du Secrétariat, le passage vers un format virtuel a été très positif dans la mesure où il nous a permis de prendre part à chacune des réunions de l’EPMD », ont expliqué les représentants argentins. « Nous sommes à présent plus à même de mettre en œuvre le Modèle de données et nous avons commencé à cartographier nos jeux de données afin de nous assurer qu’ils soient alignés sur le Modèle. Nous comprenons mieux aussi ce qui se profile à l’horizon aujourd’hui, en matière de mises à jour ».
Un autre organe de travail auquel nous avons participé est le Groupe de travail sur la mesure de la performance (GT-MP). Les membres de la délégation argentine aux 2e et 3e réunions du Groupe ont déclaré : « notre Administration n’aurait pas pu nous envoyer à Bruxelles, compte tenu de nos contraintes budgétaires. Nous nous sommes véritablement efforcés de contribuer activement aux discussions du Groupe, tant durant les réunions que durant l’intersession, ce qui nous a permis de bien mieux comprendre les questions abordées mais aussi d’acquérir un sentiment d’appropriation vis-à-vis des objectifs du Groupe. »
Il en va de même pour les événements. Bien que la plupart des conférences de l’OMD soient retransmises en direct en ligne et puissent être visionnées à tout moment sur la chaîne YouTube de l’Organisation, le format virtuel permet à un nombre accru de personnes de participer à de tels événements et d’échanger avec les orateurs.
Le Secrétariat de l’OMD a pu non seulement organiser des réunions en ligne mais aussi assurer le renforcement des capacités à distance. L’Argentine a ainsi pu bénéficier d’une assistance afin de mener sa première étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises (TRS). Au cours d’un webinaire de quatre jours, les experts de l’OMD ont pu fournir des orientations détaillées sur la méthodologie de la TRS à 30 fonctionnaires argentins, les aidant à élaborer un plan d’action à cet égard. Aux administrations qui restent quelque peu réticentes à coopérer avec le Secrétariat de l’OMD à distance pour les activités de renforcement des capacités, nous ne dirons que ceci : N’hésitez plus, lancez-vous !
Nous pouvons tirer de nombreux enseignements de cette pandémie. L’un d’eux sera sans doute que la participation active aux travaux de l’OMD est bénéfique pour l’Administration, le pays et la communauté internationale sans son ensemble et qu’il conviendra de trouver les modalités permettant de faciliter cet engagement une fois que nous serons revenus « à la normale ».
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