Dossier: Destination données

Comment le Botswana tire parti des technologies axées sur les données pour repenser sa manière de faire, de travailler, de mesurer et de collaborer

Par Jimmy Mokganedi, administrateur principal en charge des réformes douanières, Botswana Unified Revenue Service

Le gouvernement du Botswana veut construire une économie axée sur la technologie, c’est-à-dire une économie dont le développement est étayé par le potentiel des technologies disponibles et des innovations auxquelles elles ouvrent la voie. Le Botswana Unified Revenue Service (BURS) partage cette ambition et met à profit les technologies, tout particulièrement celles qui sont centrées sur les données, pour améliorer ses opérations. En témoignent divers projets, que nous décrivons ci-dessous.

Un nouveau système de gestion douanière pour la numérisation des processus

Le passage du Système douanier automatisé SYDONIA++ vers un nouveau système de gestion douanière intégré (CMS) en 2017 a marqué le début de la numérisation de divers processus et procédures. Par exemple, le nouveau système a permis au BURS de passer aux paiements en ligne et les opérateurs commerciaux peuvent ainsi transférer de l’argent par le biais de la plateforme de traitement des déclarations, en utilisant le numéro de référence qu’elle génère. Une fois les informations de paiement encodées dans le système, les déclarations sont validées et envoyées à l’étape suivante de traitement.

Le nouveau CMS inclut également une plateforme de guichet unique moyennant le module « Other Government Agencies » (OGA), soit « autres autorités publiques ». Le module permet à d’autres services gouvernementaux de recevoir les données qu’ils exigent. Le BURS a inscrit le Botswana Bureau of Standards (BOBS) au guichet unique et est en phase de test avec les autres agences, notamment avec la police du Botswana et le ministère du commerce. Il est relativement facile de déployer le guichet unique au sein de ces autorités et de mettre en place des procédures automatisées, telles que les paiements en ligne, car la plateforme de guichet unique est basée sur le Web.

Le BURS a également créé une interface entre le CMS et le système de permis et d’immatriculation du Département du transport routier et de la sécurité routière, l’objectif étant de pouvoir échanger des données de manière automatisée concernant le dédouanement et l’immatriculation des véhicules automobiles importés. Une fois que la douane termine le processus de dédouanement, les informations comme le numéro de châssis et de moteur sont transmises pour vérification au système intégré du Département, avant l’immatriculation des véhicules.

Mesure de la performance

Le BURS a pour objectif de devenir une organisation dynamique et son plan stratégique est mis à jour tous les cinq ans. Des indicateurs clés de performance (KPI) ont été mis au point pour chaque domaine opérationnel afin de pouvoir suivre la mise en œuvre du plan. Par exemple, dans le cadre du recouvrement des recettes, le BURS recueille des données concernant le montant des droits et taxes mais aussi leur niveau de contribution au PIB. Dans le domaine du contrôle de la conformité, le BURS calcule le pourcentage de déclarations de l’impôt sur le revenu et de déclarations sur la TVA réalisées dans les délais, ainsi que le taux de résultats positifs pour les contrôles menés sur la base des profils de risque. Pour ce qui a trait à la prestation de services, nous examinons le pourcentage de clients satisfaits. Pour évaluer le niveau d’utilisation des services, nous nous penchons sur le pourcentage d’opérateurs inscrits y recourant effectivement. La plupart des KPI ont été élaborés avec l’aide d’un consultant, en collaboration avec une équipe de projet dirigée par le Strategy Office du BURS.

Le BURS utilise également la méthodologie du tableau de bord, qui définit chaque domaine opérationnel et le met en lien avec les objectifs stratégiques, les buts, les initiatives et les mesures qui y sont associés. Le tableau de bord est utilisé pour garder une trace de l’exécution des activités et pour évaluer les conséquences découlant de ces actions. Par exemple, sous la section relative aux perspectives financières figure un objectif stratégique visant à « maximiser le recouvrement des recettes » qui est lié à des KPI portant sur la mesure, les données de référence, les objectifs cibles et les programmes. Les données opérationnelles sont actualisées en fonction d’un calendrier spécifique et comparées aux données cibles, ce qui permet au Strategy Office de suivre les progrès réalisés.

Échange automatisé de données au niveau international

Le CMS botswanais peut également être mis en interface avec les systèmes informatiques étrangers afin d’échanger des données sur des domaines communément choisis, pour autant que ces systèmes utilisent le Modèle de données de l’OMD et la référence unique de l’envoi. Jusqu’à présent, le BURS a passé ce type d’arrangements avec le Service des recettes fiscales d’Afrique du Sud (SARS) et avec la Zambia Revenue Authority (ZRA), suivant le principe du « Votre exportation est mon importation ».

En échangeant des données, le BURS et le SARS ont simplifié l’exercice de rapprochement des données qu’ils utilisent pour établir des statistiques sur le commerce entre leurs deux pays. Ces statistiques sont essentielles pour calculer la part de droits de douane et d’accises perçus par les Membres de l’Union douanière de l’Afrique australe (SACU) qui doit être attribuée à chacun d’eux[1]. Les divergences en matière de données ont ainsi été réduites.

L’échange de renseignements avec la Zambie s’inscrit, quant à lui, dans le cadre du projet de poste-frontière à arrêt unique où certaines des données soumises au pays d’exportation sont automatiquement transmises au pays d’importation pour vérification avant le dédouanement et à des fins de gestion des risques.

Centralisation des données relatives à l’inspection non intrusive

Le BURS dispose de plusieurs appareils d’inspection non intrusive :

  • des scanners fixes pour balayage du fret aux grands points d’entrée,
  • des scanners mobiles,
  • des scanners pour le contrôle des bagages à l’aéroport international.

Début 2020, le BURS a établi un Centre d’analyse des images pour gérer l’analyse des données générées par les scanners de fret. Lorsqu’une déclaration est marquée pour vérification par le moteur de recherche des risques, le douanier en charge du dossier peut décider que les marchandises doivent être passées au scanner. Si tel est le cas, l’agent manœuvrant le scanner au point d’entrée et le manutentionnaire du fret reçoivent une notification à travers le système TI. Les images et les données associées sont alors transmises à l’un des analystes du Centre qui décide s’il convient de réaliser une vérification matérielle et qui en informe l’agent en charge du dossier. À chaque étape, les données sont générées sous format électronique et circulent d’une unité douanière à l’autre.

En rassemblant tous les analystes d’images en un seul endroit, le Centre permet à ces derniers de travailler en étroite collaboration, en tant qu’unité à part entière, et d’échanger leur expertise. Chaque membre de l’unité a été formé à l’analyse des images par des consultants extérieurs, suivant le principe de la « formation de formateurs », afin que chacun puisse à son tour renforcer les capacités de formation en interne.

Système de surveillance des déplacements le long du couloir commercial

Le Botswana est un pays enclavé qui relie l’hémisphère austral africain à l’Afrique centrale. Il représente une plaque tournante pour le transit d’un grand volume de marchandises en provenance ou en direction du Port de Durban, en Afrique du Sud, ou du Port de Walvis Bay en Namibie.

Compte tenu des dispositions réglementaires actuelles découlant de la COVID-19, les chauffeurs de camions commerciaux doivent passer par des routes ou des points de sortie spécifiques et ne peuvent séjourner dans le pays que pendant une période bien précise. Toutefois, il est parfois arrivé qu’ils ne respectent pas les routes désignées et les délais impartis.

Pour pouvoir surveiller efficacement les chauffeurs et les camions, un Système régional de surveillance électronique des déplacements le long du couloir commercial a été mis au point pour tous les États membres de la Communauté de développement d’Afrique australe (SADC), de la Communauté d’Afrique de l’Est (CAE) et du Marché commun pour l’Afrique orientale et australe (COMESA). Il permet aux services de réglementation et à ceux chargés de l’application de la loi d’enregistrer et de surveiller les données de santé concernant les chauffeurs, comme par exemple, les résultats de leurs tests de COVID-19. Il leur permet aussi de suivre le mouvement des chauffeurs, de l’équipage et des camions en regard des plans de route préalablement approuvés.

Le Système a été installé en 2021 aux grands postes-frontières et est en cours de déploiement à d’autres postes le long des routes de transit.

Le Reform Tracker

En termes de procédures, le Botswana se centre pour l’instant sur la mise en œuvre de l’Accord de l’Organisation mondiale du commerce sur la facilitation des échanges (AFE). Pour suivre les progrès concernant la mise en œuvre des dispositions de l’Accord, une plateforme basée sur le Web a été créée en 2021 avec le soutien technique de la CNUCED. La plateforme est utilisée par le Comité national de la facilitation des échanges (CNFE) afin de mettre à jour les informations concernant les progrès réalisés sur les mesures relevant de la compétence des diverses agences représentées au sein du Comité, et pour les partager. Actuellement, le CNFE entreprend une analyse des écarts avec chacune de ces agences à travers des questionnaires en ligne qui ont été créés et qui sont gérés à travers le Tracker (le « pisteur »). L’outil est souple et pourrait également être utilisé pour suivre les progrès de n’importe quelle autre initiative. Toutefois, des travaux doivent être lancés pour développer les capacités analytiques de l’outil.

Application mobile pour déclarer les marchandises

Afin de permettre aux opérateurs informels et aux voyageurs de déclarer leurs marchandises en douane via leur téléphone portable, le BURS a mis au point une appli pour smartphone qui peut être téléchargée sur le Google Play Store. Le but est essentiellement de les encourager à déposer leur déclaration avant qu’ils n’arrivent au poste-frontière afin de réduire les temps d’attente. Un autre but est de permettre aux postes-frontières de gérer leurs ressources humaines plus efficacement et d’assurer un dédouanement plus rapide tout en garantissant que les déclarations soumises soient traitées en bonne et due forme. Pour l’heure, l’application n’est ouverte qu’aux opérateurs informels mais elle sera bientôt mise à la disposition des voyageurs. D’autres catégories de commerçants qui disposent d’un compte de paiement différé auprès du BURS peuvent utiliser l’appli, mais uniquement pour acquitter leurs droits et taxes chaque mois, lorsque le paiement est dû.

Défis

Comme la plupart des organisations qui se sont lancées sur la voie de la numérisation et de l’automatisation de leurs opérations, le BURS doit relever plusieurs défis, tels que l’interopérabilité des systèmes construits et leur scalabilité. Dans certains cas, le même système ne peut pas être utilisé pour des tâches multiples. Dans d’autres, les systèmes ne peuvent interagir ou fonctionner les uns avec les autres. Parfois, des projets ne peuvent pas être menés comme conséquence d’un manque de règlementation ou parce qu’ils exigeraient d’amender la loi.

En outre, il ne faut pas sous-estimer l’importance de la gestion du changement. Le changement doit être appréhendé comme un processus qui doit faire impérativement l’objet d’une gestion à part entière. Pour chaque projet, il est essentiel de déterminer et de planifier ce qu’il convient de faire pour encourager toutes les parties (le personnel des douanes mais aussi des autres agences, les opérateurs commerciaux et les citoyens) à s’adapter à la nouvelle façon de travailler du BURS et à se l’approprier. Sur ce point, le BURS a encore des progrès à faire.

Conclusion

Toutes les initiatives mentionnées plus haut peuvent sembler insignifiantes et, pourtant, elles ont déjà contribué à générer des avantages qualitatifs pour le pays. Les négociants ont indiqué que les temps nécessaires au dédouanement et les coûts associés avaient fortement diminué. Dans son rapport Doing Business de 2020, la Banque mondiale a estimé le temps moyen nécessaire pour les formalités d’exportation et d’importation à 5 et 4 heures respectivement. Le Botswana se retrouve en 55e position dans le classement mondial, et arrive 3e en Afrique. Le rapport cite explicitement la mise en place du nouveau CMS et l’introduction de scanners aux points d’entrée comme étant les deux mesures qui ont eu le plus grand effet sur la facilitation des échanges.

Toutes ces initiatives doivent être valorisées dans la mesure où elles ont permis au personnel du BURS d’apprendre par la pratique et de tirer des leçons de leur propre expérience. C’est particulièrement le cas pour les développeurs et les programmeurs douaniers travaillant au sein de la division TI et pour les agents chargés du programme de modernisation au sein de la division des services douaniers. Une culture de l’innovation a vu le jour à l’intérieur de l’organisation. En d’autres termes, l’environnement de travail favorise la créativité et a déjà permis le développement de produits, de services et de procédés nouveaux. Ces derniers ont été mis au point à travers une démarche collaborative qui a réuni divers individus, équipes et partenaires et leur a permis d’échanger leurs idées, leurs connaissances et leurs compétences en toute complémentarité. Le BURS n’a peut-être pas toujours été sur la bonne voie mais, au moins, il a réussi à s’engager sur la voie de l’apprentissage.

En savoir +
mjimmy@burs.org.bw
www.burs.org.bw

[1] Les droits de douane et les accises perçus par les Membres de la SACU sont affectés à un pot commun de recettes qui est ensuite redistribué entre eux. La « formule de partage » vise à offrir une compensation à l’État membre qui a procédé à un plus grand nombre d’importations que les autres. L’objectif est de promouvoir le commerce entre les Membres de la SACU. Avant de calculer les parts de recettes, les experts statisticiens procèdent à un rapprochement des données, au cours duquel la valeur et le volume des exportations du pays exportateur sont comparés à la valeur et au volume d’importations du pays importateur.