Panorama

Validation à distance des candidats au Programme d’OEA : l’expérience du Guatemala

Par l’Administration douanière du Guatemala

À l’instar de ses homologues, l’Administration douanière du Guatemala a dû relever de nombreux défis au cours des derniers mois comme conséquence de la COVID-19. Elle a notamment dû revoir la procédure suivie pour la validation des candidatures au Programme d’Opérateur économique agréé (OEA) et pour la supervision des OEA existants afin de réduire autant que possible les déplacements et les contacts physiques et limiter ainsi la propagation du coronavirus.

Auparavant, la validation des OEA et la supervision des agréments étaient assurées principalement à travers des visites sur site, dans les locaux des OEA. Tout a changé le 1er septembre 2020 avec la publication d’une décision du Directeur du Bureau de l’Administration fiscale guatémaltèque qui a ouvert la voie à la conduite de ces activités tant en présence que par voie virtuelle. La revalidation de l’agrément des OEA existants se faisait déjà en mode virtuel, puisque les OEA étaient invités à procéder à une auto-évaluation annuelle et les rapports qui résultaient de cet exercice étaient ensuite analysés par l’Administration.

Le Guide de l’OMD sur la mise en œuvre de programmes d’OEA et sur la procédure de validation des OEA recommande d’ailleurs d’adopter une approche hybride pour évaluer la conformité d’une société par rapport aux critères du programme d’OEA. Pour ce qui a trait au processus de revalidation, le Guide stipule que les revalidations virtuelles « ne doivent être envisagées que pour les entreprises OEA qui ont déjà fait l’objet d’une validation physique ou sur site. »

Formation

Pour mener la vérification, le personnel de l’Unité OEA de la Douane guatémaltèque a été formé aux méthodes de contrôle en présentiel et en distanciel par des représentants de la Business Alliance for Secure Commerce (BASC). La BASC est une organisation du secteur privé créée dans le but de promouvoir la sécurité du commerce international. Elle a mis au point des normes de sécurité qui lui permettent de certifier la conformité des systèmes de sécurité de la chaîne logistique des entreprises. Les sociétés certifiées par la BASC peuvent demander à recevoir l’agrément OEA gratuitement, et les OEA peuvent obtenir facilement la certification BASC.

Le personnel de l’Unité OEA a également compté sur le soutien de l’Association of Secure Companies, un organe privé spécialisé dans la sécurité de la logistique internationale, qui a partagé avec l’équipe ses méthodologies afin de mener des validations à distance.

Enseignements tirés

L’Unité OEA de la Douane guatémaltèque a mené plusieurs exercices de validation des candidatures au Programme d’OEA durant la pandémie, en combinant les modalités en présentiel et en distanciel. En 2020, 23 entreprises ont été certifiées OEA grâce à cette méthodologie.

À cette fin, il a fallu établir une liste séparée des exigences qui peuvent être vérifiées à travers des contrôles administratifs et celles qui nécessitent obligatoirement une visite sur site. La liste a été personnalisée pour chaque société faisant l’objet d’un contrôle et certaines ont d’ailleurs trouvé des solutions adaptées pour permettre aux auditeurs de mener à distance les activités habituellement entreprises dans les locaux des opérateurs. Par exemple, certaines entreprises ont organisé une connexion vidéo en temps réel pour permettre aux auditeurs d’évaluer la sécurité de leurs installations à distance.

L’Unité a partagé son expérience de validation partiellement virtuelle avec les pays de la région qui envisagent d’adopter la même démarche. L’un des problèmes posés par cette modalité est qu’il faut s’assurer d’avoir accès à la technologie adéquate et à un réseau internet à haut débit, qui soit relativement stable. Les retransmissions en temps réel exigent du matériel spécialisé tel qu’une caméra vidéo, un téléphone et un microphone sans fil. Les participants doivent pouvoir communiquer les uns avec les autres sans interruptions.

Il est aussi essentiel de bien comprendre le volume de travail et les ressources qu’exige une validation à distance. Les entreprises doivent soumettre tous les éléments de preuve par voie numérique afin de démontrer leur conformité aux exigences OEA. Si elles ne disposent pas d’un système de gestion qui délivre des documents et des écritures numériques, elles devront convertir le compte-rendu de leurs procédures et les autres documents au format PDF ou en tout autre format numérique qui permettra de les afficher à l’écran d’un ordinateur et de les partager avec l’équipe de vérification durant les réunions.

Une bonne préparation est donc essentielle. La douane doit poser les bases d’une bonne communication avec la société qui demande l’agrément et la conseiller à propos des exigences techniques que la validation à distance suppose.

Arrangement de reconnaissance régionale

Avant la flambée de COVID-19, certaines administrations des douanes de la région[1] travaillaient à l’établissement d’un arrangement de reconnaissance régionale (ARR) des OEA avec la Global Alliance for Trade Facilitation. Au titre de ce régime, le statut d’OEA accordé par un pays est censé être reconnu par tous les États signataires de l’ARR, ce qui permet à l’entreprise OEA de bénéficier d’un traitement favorable lorsqu’elle fait du commerce dans chacun des pays concernés.

Durant la phase de négociations de l’ARR, chaque Unité OEA des pays impliqués doit organiser des exercices de validation conjointe avec ses homologues afin de comparer les procédures et pratiques de validation et de revalidation respectives. La Douane du Guatemala n’a pas voulu arrêter le processus de négociation mais elle a estimé qu’il était nécessaire d’adopter des méthodes en distanciel lorsque les circonstances le permettent, afin de respecter les mesures et les restrictions sanitaires imposées par son gouvernement. Elle a donc proposé à ses homologues d’utiliser, ici aussi, une approche hybride où seules les vérifications qui ne pouvaient pas se dérouler à distance seraient effectuées physiquement dans les locaux des demandeurs.

La première validation conjointe s’est déroulée en juillet 2021. Le Brésil et le Chili ont convenu d’utiliser la procédure de validation pleinement à distance, tandis que le Paraguay et la République dominicaine ont choisi les visites sur site.

La pandémie de COVID-19 a permis à la Douane guatémaltèque et aux autres administrations de la région de repenser la manière dont elles mènent leurs validations des OEA. De nombreuses procédures et pratiques continueront d’être appliquées une fois que la pandémie aura été vaincue.

En savoir +
https://portal.sat.gob.gt/portal

[1] Il s’agit de l’Argentine, de la Bolivie, du Brésil, du Chili, de la Colombie, du Costa Rica, de la République dominicaine, du Guatemala, du Paraguay, du Pérou et de l’Uruguay.