Focus

Une administration douanière peut-elle recourir aux services d’un laboratoire privé ?

Par Laila Jensen, Fonctionnaire des douanes and Preben Buchholtz Hansen, Directeur général, administration douanière et fiscale danoise

La réponse tient en un mot : Oui ! Du moins telle est l’expérience de l’administration douanière et fiscale danoise (SKAT). Il existe bien entendu un certain nombre de questions à examiner avant de pouvoir recourir à un laboratoire privé, mais une fois ces questions réglées, ce choix est tout à fait envisageable.

La première question à laquelle il convient de répondre est : pourquoi donc se tourner vers un laboratoire privé ? Le Danemark étant un petit pays comptant un tout aussi petit nombre de douaniers, il lui serait difficile de financer un laboratoire doté du matériel nécessaire et des effectifs qualifiés. Même si cela était possible, la SKAT ne disposerait pas d’un nombre suffisant d’échantillons à analyser et ne pourrait donc justifier le coût inhérent à la mise en place d’un laboratoire douanier.

Avantages pour la douane

Le principal avantage réside dans le fait qu’au lieu de devoir simplement compter sur la compétence d’un ou deux chimistes douaniers et de quelques techniciens de laboratoire, la SKAT bénéficie aujourd’hui des compétences des quelque 1 300 employés de FORCE Technology, la société à laquelle elle recourt en tant que laboratoire douanier, et dont les services couvrent un large éventail de domaines.

Cette société peut répondre à des demandes classiques formulées par la SKAT ayant, par exemple, pour objet l’analyse de la teneur en sucre, cacao, alcool ou protéine, mais également à des questions relatives à des matériaux tels que des polymères, des céramiques et des métaux, et peut procéder à des analyses par scintillation liquide afin d’identifier, entre autres, des alcools ou carburants biogènes. Les douaniers voient ainsi leur tâche simplifiée en ce sens qu’ils peuvent adresser toutes les questions techniques à une même entité plutôt qu’à plusieurs instances consultatives différentes.

D’une façon générale, il est pertinent, pour certaines analyses importantes effectuées à des fins douanières, de recourir à un laboratoire certifié ISO 17025 qui est régulièrement soumis à des tests de compétence et qui est doté d’un système de gestion de la qualité. Outre le fait d’être certifié, un laboratoire externe présente l’autre avantage de garantir que les analyses seront effectuées par une entité indépendante de la SKAT, ce qui rend les résultats du laboratoire plus crédibles. La SKAT fondant ses décisions finales sur ces résultats, la crédibilité de ces décisions s’en trouve également renforcée.

Questions à étudier

Il existe bien sûr un certain nombre de questions qu’il convient d’examiner avant de décider de recourir aux services d’un laboratoire privé. Par exemple, l’élément même qui confère une crédibilité supplémentaire aux résultats des analyses, c’est-à-dire l’indépendance du laboratoire par rapport à la douane, constitue aussi un problème potentiel lié à la question essentielle du respect de la confidentialité.

Il va sans dire que le contrat conclu entre la SKAT et FORCE Technology impose une obligation de confidentialité absolue. Toutefois, la confidentialité demeure une question centrale dans l’accomplissement des tâches quotidiennes. Par exemple, si les courriels entre fonctionnaires sont échangés sans que la confidentialité de leur contenu ne soit une source de préoccupation pour quiconque, étant donné que le laboratoire n’utilise pas le système de communication interne sécurisé de la SKAT, des précautions supplémentaires doivent être prises pour toute communication entre les deux entités.

Il peut s’avérer nécessaire, aux fins de communications aisées et sûres entre la douane et le laboratoire, que soient mis en place des routines spécifiques et des courriels sécurisés, notamment un système permettant de prendre en charge les demandes d’analyse, les reçus des échantillons ainsi que la communication des résultats des analyses.

La nature même du laboratoire constitue un autre problème. En effet, le laboratoire étant privé, il arrive qu’il ne soit pas considéré comme laboratoire officiel des douanes et qu’il rencontre parfois des difficultés à accéder à des forums réservés aux laboratoires officiels.

Trouver le bon laboratoire constitue un autre défi de taille. Nombreux sont les laboratoires qui peuvent fournir des résultats fiables et précis, mais peu d’entre eux connaissent le Système harmonisé et ce qu’il stipule en ce qui concerne, par exemple, la définition de l’acier inoxydable, le rôle essentiel de la théobromine dans la détermination de la teneur en cacao, ce qu’on entend par cuir reconstitué ou encore la manière de différencier la céramique de la porcelaine.

Se pose aussi la question du contrat conclu entre le laboratoire et l’administration douanière. La réglementation relative aux marchés publics prévoit que soit publié tous les quatre ans un appel d’offres aux fins de l’adjudication du contrat. Cette procédure représente un gros travail, tant pour l’autorité douanière que pour les soumissionnaires désireux de participer au processus d’adjudication.

Il importe que le contrat garantisse la satisfaction des besoins de la douane, et ce à un prix raisonnable. Même les meilleurs laboratoires auront parfois besoin de l’assistance d’experts extérieurs, c’est pourquoi il est nécessaire de prévoir des procédures permettant le recours à des sous-traitants.

Collaboration entre la douane et le laboratoire

Pour le douanier, la collaboration avec le laboratoire n’implique rien d’autre que suivre la procédure normale. Un échantillon est prélevé, ou fourni lorsqu’il est accompagné d’une demande de décision anticipée. L’agent responsable décide ensuite de la nécessité de procéder à une analyse, auquel cas l’échantillon, accompagné de toute information supplémentaire, est envoyé au laboratoire aux fins d’analyse. Après avoir effectué l’analyse, le laboratoire envoie son rapport ainsi qu’une proposition de classement à l’agent responsable.

Il incombe ensuite au douanier de prendre la décision finale sur la base des informations reçues. Même si le douanier n’est pas contraint de se soumettre au classement proposé par le laboratoire, il suit habituellement son avis. Tout rejet de proposition de classement fera généralement l’objet d’un échange de vues entre le douanier responsable et le laboratoire afin que soient levés les doutes et incertitudes éventuels.

Il arrive que l’importateur demande que lui soient communiqués les échanges entre la douane et le laboratoire. Dans ce cas, seuls les résultats des analyses effectuées par le laboratoire seront généralement transmis, et tout autre renseignement ne sera communiqué que sur demande spéciale, conformément aux règles applicables dites du « access to own files » (accès à ses propres fichiers).

Outre les échanges quotidiens entre les douaniers et le laboratoire, des rencontres trimestrielles sont également organisées entre des représentants de FORCE Technology et la SKAT afin de discuter de problématiques générales ou de cas spécifiques.

Au Danemark, le recours à un laboratoire privé en tant que laboratoire des douanes ne date pas d’hier. La signature du premier contrat conclu entre l’administration douanière et un laboratoire privé remonte au 1er avril 1908 ! Au fil du temps, le laboratoire a changé de nom, est passé de laboratoire privé à un statut d’entité sous tutelle gouvernementale, pour ensuite être à nouveau privatisé et fusionner avec d’autres laboratoires. Toutefois, la collaboration entre la douane et le laboratoire ne s’est jamais interrompue.

Trouver le bon laboratoire

Il est donc possible pour une administration douanière de recourir aux services d’un laboratoire privé. Même si une telle décision nécessite que soit pris en considération un certain nombre de questions, il importe avant tout que ce laboratoire soit le bon, c’est-à-dire qu’il soit en mesure de répondre à l’ensemble des besoins d’une administration douanière.

 

En savoir +
www.skat.dk

A propos du SKAT et de FORCE Technology

SKAT

L’administration douanière et fiscale danoise (SKAT) est une agence nationale indépendante chargée de veiller à l’application de la législation fiscale. Le domaine de responsabilité de la SKAT comprend l’administration des taxes directes et indirectes, les questions douanières, le recouvrement des créances ainsi que l’imposition des biens immobiliers et des véhicules.

Le contrat conclu entre la SKAT et FORCE Technology couvre un large éventail de domaines. Outre l’analyse d’échantillons pour le compte de la douane, il comprend également la réalisation d’analyses aux fins d’application de droits d’accises, l’octroi de conseils techniques relatifs aux textes juridiques ainsi qu’à leur traduction, et la participation à diverses réunions aux niveaux national et international.

 

FORCE Technology

FORCE Technology est une entreprise technologique danoise de renommée mondiale parmi les plus performantes dans le domaine des services et du conseil. Elle s’engage à offrir un savoir-faire technique hautement spécialisé et à proposer des solutions pratiques et rentables à une large gamme d’industries. Elle emploie plus de 1 300 personnes qui travaillent au siège de l’entreprise situé à Brøndby, dans ses bureaux répartis sur l’ensemble du territoire ou dans ses filiales en Chine, en Norvège, à Singapour et en Suède.

Le laboratoire douanier est intégré au département d’analyses chimiques de FORCE Technology. Il est doté de matériel moderne aux fins d’analyses organiques, inorganiques, de surfaces et de matériaux, mais aussi d’équipements permettant des essais physiques. Les chimistes douaniers consultent régulièrement les experts appartenant à d’autres départements lorsqu’ils ont besoin de connaissances plus spécialisées afin de répondre à des questions relatives à certains sujets douaniers.