L’OMD a pris des mesures pour assurer la continuité des activités de ses organes de travail dans les circonstances exceptionnelles engendrées par la pandémie de COVID-19. En consultation avec le président et les vice-présidents du Conseil, ainsi qu’avec les présidents et les vice-présidents des organes de travail, elle a adopté de nouvelles méthodes et outils de travail qui peuvent être adaptés aux besoins particuliers de chacun des organes de travail dont les réunions sont programmées selon le calendrier approuvé par le Conseil.

Les 227^e et 228^e sessions du Comité technique permanent (CTP), tenues du 15 mai au 3 juillet 2020, ont servi de test pour les futures réunions. La réunion s’est déroulée selon une approche purement documentaire, au moyen de la plateforme CLiKC! de l’OMD. Cela s’est fait en deux phases. Au cours de la première phase, les participants ont été invités à consulter l’ordre du jour de la réunion et à faire part de leurs commentaires et opinions sur chaque point au moyen du forum de discussion de la plateforme. Au cours de la deuxième phase, le président du CTP, assisté du Secrétariat, a travaillé à l’obtention d’un consensus et à la prise d’une décision sur les questions ou préoccupations en suspens. Ce processus de consultation a été mené au moyen du forum de discussion et d’outils de conférence en ligne. Des documents mis à jour ont ensuite été publiés et les participants ont de nouveau pu faire part de leurs dernières préoccupations.

Quelque 140 délégués, représentant des administrations douanières, des organisations internationales et le secteur privé, ont participé à la réunion. Pendant les sept semaines que celle-ci a duré, plus de 390 contributions et commentaires ont été soumis par 32 administrations, sept observateurs et le Secrétariat. Les neuf points de l’ordre du jour ont été traités avec succès, et les débats ont porté sur 21 sujets différents, notamment le rôle des douanes dans l’atténuation des effets de la pandémie de COVID-19, le commerce électronique, la prospective stratégique, ainsi que le contrôle des passagers et la facilitation du passage des frontières.

Au cours de la réunion, il a été décidé de créer un mini-groupe ad hoc chargé de rédiger un nouveau règlement intérieur du CTP qui s’appliquera dans des circonstances extraordinaires. Le projet de document a été soumis aux 229^e et 230^e sessions du CTP, qui se tiennent au moment de la rédaction du présent article^[1].

Le même format de réunion a été utilisé pour la 57^e session du Sous-Comité de révision du Système harmonisé (SCR), tenue du 3 au 24 juillet 2020 et à laquelle ont participé 124 représentants des douanes et six observateurs. Le Secrétariat a ainsi eu l’occasion de tester la faisabilité de débats très techniques dans le cadre d’une approche sur support documentaire. L’ordre du jour a été réduit à 22 points essentiels pour la mise en œuvre en temps voulu de l’édition 2022 du Système harmonisé et s’est concentré sur les séries de modifications des notes explicatives. Cette modalité de réunion n’a nullement entravé les progrès qui ont été substantiels, et, bien que la charge de travail ait été lourde pour toutes les parties concernées, les résultats ont prouvé qu’il était non seulement possible de mener à bien une rédaction technique dans un tel cadre, mais aussi d’arriver ainsi à un niveau de qualité de travail très élevé.

Dans l’intervalle, le Secrétariat a travaillé à la mise au point d’une interface plus avancée qui permet d’organiser des conférences en ligne avec interprétation en direct, et ce en plusieurs langues le cas échéant, point qui s’est révélé extrêmement difficile. Ce nouvel outil a permis de passer à un format de réunion mixte, combinant une phase documentaire (soumission de commentaires) et des sessions de vidéoconférence en ligne.

Lors de la dernière session du Comité du système harmonisé (CSH), en octobre 2020, a été testée une procédure de vote en ligne qui repose à la fois sur la plateforme CliKC! et sur la plateforme de conférence en ligne. Cette procédure permettra au Secrétariat de traiter efficacement tous les points habituellement inscrits à l’ordre du jour des réunions du CSH s’il faut encore tenir des réunions virtuelles en 2021.

De début septembre à décembre 2020, lorsque le Conseil se réunira à nouveau et décidera de la marche à suivre pour l’organisation des réunions en 2021, plus de 20 comités, groupes de travail et autres organes auront organisé leurs travaux virtuellement.

Forte de l’expérience acquise, l’équipe du Secrétariat est désormais confiante dans sa capacité d’organiser des réunions et des événements virtuels de grande envergure qui soient à la fois productifs et attrayants. Elle continuera à développer les fonctionnalités des outils développés dans le but de faire vivre une expérience positive à tous les participants aux réunions.

En savoir +
www.wcoomd.org

^[1] Du 28 septembre au 29 octobre 2020.