Dossier

La Malaisie lance un nouveau système d’information

Par L’Administration royale des douanes de Malaisie

L’Administration douanière malaisienne met actuellement au point un nouveau système d’information appelé uCustoms. Il permettra un échange d’informations efficace, simplifiera les procédures et assurera une réelle collaboration entre tous les services participant au dédouanement.

Les administrations douanières subissent actuellement de plus en plus de pression pour relever un défi de taille, à savoir générer des recettes et faciliter le commerce tout en protégeant la société et en assurant la sécurité publique. Pour ce faire, la plupart se sont lancées dans le développement de systèmes informatiques complexes.

Ces systèmes et procédures doivent maintenant être intégrés dans le réseau logistique global utilisé par les opérateurs commerciaux. Ces derniers doivent être en mesure de déposer, via un portail électronique unique, toutes les informations demandées par les organismes de réglementation en matière d’importation, d’exportation et de transit.

Outre les contraintes des opérateurs économiques, il faut également considérer que, dans de nombreux pays, il n’est pas rare de trouver plus de 30 services différents, chargés du traitement et du dédouanement des marchandises. Vu la montagne de documents papier à présenter à ces différents services, le fait que les déclarations en douane soient traitées électroniquement importe peu.

Dans ce contexte, le Département des Douanes royales de Malaisie a décidé d’améliorer l’efficacité de ses services en développant uCustoms, version actualisée de son système national de guichet unique fondée sur un échange d’informations efficace, sur la simplification des procédures et sur une réelle collaboration entre tous les organismes concernés. Le nouveau système sera installé progressivement dans tous les bureaux des douanes du pays. Il sera testé courant 2016, et le système opérationnel complet devrait être lancé en 2017.

Partout et à tout moment

uCustoms est un ensemble de sous-systèmes permettant aux opérateurs commerciaux de déposer des déclarations d’importation, d’exportation et de transit ainsi que des manifestes et de payer les droits en ligne via un portail sécurisé et convivial. Le « u » de uCustoms est le « u » d’ubiquité et reflète le fait que le nouveau système est accessible à tout moment, sur tout type d’appareil connecté.

Le système sera également utilisé par les organismes publics de réglementation, par les autres services gouvernementaux et de délivrance de permis, ainsi que par les entités privées impliquées dans la gestion de la chaîne logistique. Tous pourront, par son entremise, établir des licences par voie électronique.

uCustoms couvre les huit principaux domaines de travail gérés par la Douane : enregistrements et licences, dédouanement, contrôle et lutte contre la fraude, contrôle et prévention, recettes et comptabilité, gestion des connaissances, gestion des systèmes et technologie.

Outre le système en lui-même, quatre entités ont été créées :

  1. le Centre national de ciblage, qui, entre autres, recueillera et diffusera les informations, analysera les données provenant des scanners et des caméras de télévision en circuit fermé, évaluera les risques et déterminera les actions à mener par le Centre national de dédouanement ;
  2. le Centre national de dédouanement, en service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, qui évaluera les auto-déclarations, dédouanera les chargements à faible risque et traitera les déclarations à moyen et haut risque ;
  3. la Zone de contrôle douanier, complexe où s’effectueront les contrôles pour le dédouanement du fret qui sera créé à tous les points d’entrées et de sorties et géré par une « Équipe spéciale inter-agences » ;
  4. le Centre de consultation douanière, qui fournira une assistance au secteur privé pour résoudre tout problème, qu’il soit ou non lié à l’utilisation de uCustoms.

Répercussions

Le développement du système uCustoms a commencé par une restructuration impliquant un changement fondamental du mode de réflexion et une redéfinition totale des processus et procédures, le but étant d’améliorer l’efficacité des services fournis. Le système répond aux normes internationales fixées par l’OMD, et a nécessité par conséquent la participation de nombreux acteurs, notamment des associations industrielles et commerciales, des fonctionnaires de la douane et autres services gouvernementaux. Les instituts financiers ont été également sollicités afin de faciliter le paiement électronique des droits de douane et d’autres solutions commerciales à l’avenir.

Fig. 1 : Notre amour de la technologie n’a peut-être d’égal que notre peur du changement. Sans plan précis de gestion du changement, un tel projet peut être une aventure chaotique et éprouvante.

 

L’un des critères de réussite du projet était notamment d’établir un mécanisme de communication adapté entre les parties prenantes pour les tenir parfaitement informées du développement et de la mise en œuvre du système. Pour sensibiliser davantage toutes les parties prenantes sur uCustoms et renforcer la coopération entre elles, une campagne d’information a été déployée dans tout le pays. Cette campagne, lancée officiellement par le Directeur général de la Douane, Dato’ Sri Khazali bin Haji Ahmad, le 28 mai 2014 à Kuala Lumpur, a été déployée dans toutes les régions de Malaisie. Elle s’est terminée par une cérémonie de clôture le 20 août 2014 à l’Académie des Douanes de Melaka, rassemblant 2 066 personnes au total.

Un grand nombre de parties prenantes s’étaient dites préoccupées par les répercussions que pourraient avoir le système uCustoms sur leurs activités. Elles se demandaient notamment si le nouveau système leur apporterait un quelconque avantage et s’il serait en mesure de relever les défis auxquels est confrontée la Douane. Les personnes rencontrées lors de la campagne d’information n’ont pas manqué de soulever ces questions. L’équipe uCustoms a donc décidé de mener une enquête, une fois la campagne terminée, pour savoir si ces préoccupations étaient toujours d’actualité.

1 352 parties prenantes venant de différents départements et entités gouvernementales, ainsi que du secteur privé, et ayant assisté à des présentations sur les fonctionnalités du système, le concept national de guichet unique, la gestion du changement et la formation, ont été consultées. Résultat : 77 % des personnes interrogées ont trouvé uCustoms extrêmement utile, 82 % ont estimé que ce système serait très important pour eux et 79 % se sont déclarés prêts à l’utiliser !

Modèle de données de l’OMD

Le Modèle de données de l’OMD est un recueil de normes internationales relatives aux données et renseignements exigés par les services gouvernementaux responsables des procédures en matière de commerce transfrontalier. Ce recueil a été élaboré par l’OMD après un examen minutieux de tous les instruments et directives internationaux pertinents ainsi que des pratiques nationales et du secteur privé. L’objectif consistait à parvenir à un consensus sur la manière dont les données seraient utilisées lors des contrôles réglementaires dans des situations d’échanges commerciaux internationaux.

Toute partie souhaitant proposer un changement à ces normes doit déposer une demande de mise à jour des données (DMR) auprès de l’Équipe de projet chargée du Modèle de données. Les DMR sont présentées et examinées lors des sessions plénières de la réunion de l’Équipe de projet, puis intégrées dans la version suivante du Modèle de données si elles sont appuyées par au moins deux Membres de l’OMD.

Lors de la réunion de l’Équipe de projet qui s’est tenue du 9 au 13 mars 2015 à l’OMD, la délégation de la Douane de Malaisie a présenté les exigences en matière de données de son nouveau système. L’équipe uCustoms avait recensé 106 DMR. La délégation malaisienne en a présenté huit pendant la réunion. Sur ces huit DMR, cinq ont été acceptées et seront intégrées par la suite dans le Modèle de données sous la forme de dossiers d’information qui seront utilisés par tous les pays ayant adopté le Modèle de données.

La voie à suivre

uCustoms devrait améliorer le processus de dédouanement en réduisant sa durée et en laissant largement la place à la gestion des risques avant l’arrivée : 80 % des déclarations en douane seront acceptées après avoir été traitées par le système de gestion des risques du Centre national de ciblage. L’accent sera mis par ailleurs sur les processus de post-dédouanement que sont par exemple les audits a posteriori. La politique de ressources humaines devra être redéfinie au fur et à mesure de la révision des processus et des effectifs seront transférés aux stades de contrôle préalable et postérieur à l’arrivée.

Pour accélérer la mainlevée des marchandises, 100 % des paiements seront effectués en ligne via JOMPAY, le système national de paiement de factures de Malaisie, développé et géré sous l’égide de la Bank Negara Malaysia, banque centrale malaisienne, en coopération avec les principales banques internationales et locales du pays.

Des efforts considérables ont été déployés dans la mise en œuvre de uCustoms. Plus de 65 organismes malaisiens ont été impliqués dans le projet, soit parce que leur service devait être intégré à uCustoms, soit parce qu’ils devront s’en servir pour établir électroniquement des licences, permis et exonérations.

Avec ce nouveau système en ligne, les opérateurs commerciaux peuvent s’attendre à une baisse importante du coût de l’activité commerciale. La Douane malaisienne espère aussi que le système uCustoms lui permettra de soutenir le développement économique du pays et contribuera à améliorer l’environnement commercial.

En savoir +
www.customs.gov.my